จัดการงานให้เสร็จด้วยลิสต์ธรรมดาๆ

คุณรู้วิธีทำงานให้เสร็จอยู่แล้ว

ทุกวันนี้มีทั้งอุตสาหกรรมที่สร้างขึ้นมาเพื่อเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน มีแอปที่มีบอร์ดคัมบัง ระบบจัดลำดับความสำคัญอัตโนมัติ งานย่อยซ้อนกันหลายชั้น และป้ายสีสารพัด แต่สิ่งที่คนส่วนใหญ่ค้นพบหลังจากลองมาหมดแล้วก็คือ ลิสต์ธรรมดาๆ นี่แหละใช้ได้ผลจริง

วิธี Getting Things Done (GTD) ของเดวิด อัลเลน มีมานานกว่ายี่สิบปีแล้ว และแก่นของมันไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือหรูหรือขั้นตอนซับซ้อน แต่คือการเอาทุกอย่างออกจากหัวแล้วใส่ไว้ในระบบที่คุณไว้ใจได้ วิธี GTD แบบเรียบง่ายเริ่มต้นจากแนวคิดเดียว: สมองมีไว้คิดไอเดีย ไม่ใช่มีไว้จำ

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คุณ แต่อยู่ที่ความรกในหัว

ลองนึกถึงเช้าวันธรรมดา คุณตื่นมาแล้วนึกขึ้นได้ว่าต้องอีเมลหาเจ้าของห้องเช่า ซื้อยาสีฟัน นัดหมอพาสัตว์เลี้ยงไปตรวจ และทำรายงานให้เสร็จภายในวันพฤหัสบดี ไม่มีเรื่องไหนยากเลย แต่การต้องแบกทั้งหมดนี้ไว้ในหัวนั้นเหนื่อยมาก

GTD เรียกสิ่งนี้ว่า "วงจรที่ยังเปิดค้างอยู่" (open loops) ทุกงานที่ยังไม่เสร็จหรือการตัดสินใจที่ยังไม่ได้ทำ ล้วนกินพื้นที่ในสมองของเรา แม้ตอนที่เราไม่ได้นึกถึงมันอยู่ก็ตาม วิธีแก้ไม่ใช่ความมีวินัยหรือแรงบันดาลใจ แต่คือลิสต์

จดมันลงไปให้หมด ทุกเรื่องเลย พอทุกอย่างถูกบันทึกไว้ในที่ที่คุณไว้ใจ สมองก็จะปล่อยวาง นี่แหละคือเวทมนตร์

GTD ฉบับตัดเหลือแต่ส่วนที่ได้ผลจริง

กรอบ GTD แบบเต็มมีห้าขั้นตอน ได้แก่ รวบรวม (capture) ทำให้ชัดเจน (clarify) จัดระเบียบ (organize) ทบทวน (reflect) และลงมือทำ (engage) ถ้าอยากเจาะลึก หนังสือของอัลเลนก็น่าอ่าน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญทั้งระบบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์

นี่คือเวอร์ชันย่อที่ได้ผลกับคนส่วนใหญ่:

1. รวบรวมทุกอย่าง ทันทีที่งาน ไอเดีย หรือสิ่งที่ต้องเตือนตัวเองโผล่ขึ้นมาในหัว ให้จดลงไปเลย ไม่ต้องตัดสิน ไม่ต้องจัดลำดับ แค่เอาออกมาจากหัวก่อน 2. แยกให้ออกว่าอะไรต้องลงมือทำ วันละครั้ง ให้ดูสิ่งที่คุณจดไว้ ถ้าอะไรใช้เวลาไม่ถึงสองนาที ทำเลยตอนนี้ ถ้าต้องใช้เวลามากกว่านั้น ก็ปล่อยไว้ในลิสต์ ถ้าจริงๆ แล้วไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องทำ ก็ลบทิ้งไป 3. จัดกลุ่มตามบริบท คุณไม่ต้องมี 15 หมวดหมู่ ลองแค่สามหมวด: สิ่งที่ทำที่บ้าน สิ่งที่ทำที่ทำงาน และสิ่งที่ทำตอนออกไปข้างนอก แค่นั้นพอ 4. ทบทวนทุกสัปดาห์ ใช้เวลาสิบนาทีในเย็นวันอาทิตย์ (หรือเช้าวันจันทร์ แล้วแต่สะดวก) ดูลิสต์ของคุณ ขีดฆ่าสิ่งที่เสร็จแล้ว เพิ่มสิ่งใหม่ นี่คือส่วนที่คนส่วนใหญ่ข้าม และเป็นส่วนที่ทำให้ทุกอย่างที่เหลือใช้งานได้จริง

"สมองมีไว้คิดไอเดีย ไม่ใช่มีไว้จำ" - เดวิด อัลเลน

ทำไมแอปจัดการงานส่วนใหญ่ถึงทำให้เรื่องนี้ยากขึ้น

ตรงนี้แหละที่น่าขัน คุณดาวน์โหลดแอปจัดการงานมาเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้น แล้วจู่ๆ ก็ต้องใช้เวลา 20 นาทีไปกับการตั้งค่าโปรเจกต์ เลือกไอคอน และซิงก์ข้ามสามอุปกรณ์ เครื่องมือที่ควรจะช่วยประหยัดเวลา กลับกินเวลาของคุณแทน

วิธี GTD แบบเรียบง่ายไม่ต้องการอะไรมาก ต้องการเพียงที่สำหรับจดอย่างรวดเร็ว วิธีติ๊กว่าทำเสร็จแล้ว และบางทีก็ฟีเจอร์รีเซ็ตลิสต์ที่ทำซ้ำอัตโนมัติ เพื่อให้กิจวัตรประจำวันและประจำสัปดาห์จัดการตัวเองได้

นั่นคือเหตุผลที่หลายคนกลับมาใช้ของพื้นฐาน ไม่ใช่เพราะเครื่องมือพื้นฐานกำลังเป็นกระแส แต่เพราะมันลดแรงเสียดทาน และแรงเสียดทานคือศัตรูของทุกระบบที่คุณพยายามสร้างให้เป็นนิสัย

ชีวิตจริง: หน้าตาในทางปฏิบัติ

สมมติว่าเป็นวันพุธ คุณนั่งลงพร้อมกาแฟแล้วเปิดลิสต์ขึ้นมา หน้าตามันเป็นแบบนี้:

• โทรหาทันตแพทย์เพื่อเลื่อนนัด
• ไปรับยา
• ตอบมาเรียเรื่องวันเสาร์
• หาข้อมูลรองเท้าวิ่งคู่ใหม่
• จัดตู้เย็น
• ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

ไม่มีอะไรหวือหวา ไม่มีคะแนนความสำคัญ ไม่มีอัลกอริทึมกำหนดเวลา คุณไล่ดูลิสต์ เห็นว่ามีสองเรื่องที่ทำได้เลยตอนนี้ (โทรไปที่คลินิกกับอีเมลถึงมาเรีย) แล้วก็ลงมือทำ ที่เหลือเก็บไว้ทีหลัง

พอถึงวันศุกร์ ส่วนใหญ่ก็ถูกขีดฆ่าไปแล้ว ไม่ใช่เพราะคุณมีไฟลุกโชนขึ้นมากะทันหัน แต่เพราะ การเห็นลิสต์สั้นๆ ที่ชัดเจนทำให้การลงมือทำรู้สึกง่าย นี่คือหลักจิตวิทยาเบื้องหลัง GTD มันลดภาระการตัดสินใจที่ทำให้เราผัดวันประกันพรุ่ง

เรื่องความเป็นส่วนตัวที่ไม่ค่อยมีใครพูดถึง

แอปจัดการงานส่วนใหญ่ในปัจจุบันต้องการอีเมล ตำแหน่งที่ตั้ง และข้อมูลการใช้งานของคุณ บางแอปถึงขั้นขายข้อมูลนั้นให้บุคคลที่สาม ลิสต์สิ่งที่ต้องทำของคุณเป็นเรื่องส่วนตัวมากกว่าที่คิด มันมีทั้งนัดหมอ งานด้านการเงิน และเรื่องที่ต้องเตือนตัวเองในความสัมพันธ์ ข้อมูลแบบนี้ไม่ควรไปอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคนอื่น

ถ้าความเป็นส่วนตัวสำคัญสำหรับคุณ ให้มองหาเครื่องมือที่ใช้งานแบบออฟไลน์ได้และไม่บังคับให้สร้างบัญชี sLists เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ทำได้แบบนั้น เป็นแอปลิสต์สิ่งที่ต้องทำที่ตรงไปตรงมา มีฟีเจอร์รีเซ็ตอัตโนมัติ ไม่ต้องสมัครสมาชิก และไม่มีตัวติดตามจากบุคคลที่สาม มันเข้ากับแนวทาง GTD ได้ดี เพราะไม่เกะกะทางและให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

เคล็ดลับทำให้วิธี GTD แบบเรียบง่ายอยู่กับคุณไปนานๆ

เริ่มเล็กๆ แบบเล็กสุดๆ อย่าพยายามจัดระเบียบชีวิตทั้งหมดตั้งแต่วันแรก เริ่มจากลิสต์เดียวสำหรับพรุ่งนี้ แค่พรุ่งนี้ ใช้กฎสองนาทีอย่างจริงจัง ถ้าคุณดูงานแล้วพบว่าใช้เวลาไม่ถึงสองนาที ให้ทำทันที ไม่ต้องเพิ่มลงลิสต์ นิสัยเดียวนี้ช่วยกำจัดความรกที่คนส่วนใหญ่แบกไว้ไปได้ครึ่งหนึ่ง อย่าแบ่งหมวดหมู่มากเกินไป ทันทีที่คุณสร้างลิสต์ที่หก คุณอาจไปไกลเกินแล้ว ลิสต์สองถึงสามอันก็ครอบคลุมสิ่งที่ใครๆ ต้องการแล้ว: ลิสต์รายวัน ลิสต์รายสัปดาห์ และบางทีอาจมีลิสต์ "สักวัน" สำหรับไอเดียใหญ่ๆ ทบทวน ทบทวน แล้วก็ทบทวน การทบทวนประจำสัปดาห์คือสิ่งที่แยกคนที่ใช้ลิสต์จริงๆ ออกจากคนที่แค่จดแล้วลืม ไม่ต้องยาวก็ได้ ห้าถึงสิบนาทีก็พอ ให้อภัยตัวเองที่ไม่สมบูรณ์แบบ คุณจะลืมจดบางเรื่อง คุณจะข้ามการทบทวนในบางสัปดาห์ ไม่เป็นไร ระบบนี้ใช้ได้ผลเพราะคุณกลับมาใช้มัน ไม่ใช่เพราะคุณไม่เคยห่างหายไปเลย

ความเรียบง่ายขยายต่อได้ ความซับซ้อนล้มเหลว

มีเหตุผลที่แนวทางมินิมอลด้านประสิทธิภาพการทำงานมีผู้ติดตามเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ระบบที่ซับซ้อนต้องคอยดูแลรักษา ส่วนระบบที่เรียบง่ายก็แค่ใช้งานได้

GTD ไม่เคยเป็นเรื่องของเครื่องมือ มันเป็นเรื่องของนิสัยในการรวบรวม ตัดสินใจ และลงมือทำ ไม่ว่าคุณจะใช้สมุดโน้ต กระดาษโน้ตแปะ หรือแอปบนมือถือ วิธีนี้ก็ทำงานแบบเดียวกัน ระบบที่ดีที่สุดคือระบบที่คุณจะใช้จริงในเช้าวันพรุ่งนี้

เพราะฉะนั้นเริ่มเล็กๆ จดห้าเรื่องที่คุณต้องทำในสัปดาห์นี้ แล้วขีดฆ่าไปทีละอย่าง ลองสังเกตความรู้สึกเวลาเห็นลิสต์นั้นสั้นลงเรื่อยๆ

งานของคุณ ลิสต์ของคุณ เวลาของคุณกลับมาเป็นของคุณ