I'll write the blog post directly since the content directory isn't in this subdirectory. Here's the post:
Anda Sudah Tahu Cara Menyelesaikan Tugas
Ada seluruh industri yang dibangun di sekitar produktivitas. Aplikasi dengan papan kanban, prioritas otomatis, subtugas bersarang, dan label berkode warna. Namun inilah yang biasanya disadari kebanyakan orang setelah mencoba semuanya: daftar sederhana itu berhasil.
Metode Getting Things Done (GTD) dari David Allen sudah ada lebih dari dua dekade. Dan pada intinya, metode ini bukan soal alat canggih atau alur kerja yang rumit. Intinya adalah mengeluarkan semuanya dari kepala Anda dan memindahkannya ke sistem yang Anda percaya. Metode GTD sederhana dimulai dari satu gagasan: otak Anda untuk menghasilkan ide, bukan untuk menyimpannya.
Masalahnya Bukan Anda, Melainkan Kekacauan
Bayangkan pagi yang biasa. Anda bangun dan teringat harus mengirim email ke pemilik kontrakan, membeli pasta gigi, membuat janji ke dokter hewan, dan menyelesaikan laporan paling lambat Kamis. Tidak ada satu pun yang sulit. Tapi membawa semuanya di dalam kepala? Itu melelahkan.
GTD menyebutnya "open loops" (lingkaran terbuka). Setiap tugas yang belum selesai atau keputusan yang belum diambil menyita ruang mental, bahkan saat Anda tidak sedang memikirkannya. Solusinya bukan disiplin atau motivasi. Solusinya adalah sebuah daftar.
Tulis semuanya. Setiap hal, tanpa terkecuali. Begitu tercatat di tempat yang Anda percaya, otak Anda bisa melepaskannya. Di situlah keajaibannya.GTD yang Dipangkas ke Hal yang Benar-Benar Berhasil
Kerangka GTD lengkap memiliki lima tahap: tangkap, klarifikasi, atur, tinjau, dan jalankan. Jika ingin mendalaminya, buku Allen layak dibaca. Tapi Anda tidak perlu menguasai seluruh sistem untuk mendapatkan hasil.
Berikut versi sederhana yang cocok untuk kebanyakan orang:
1. Tangkap semuanya. Begitu sebuah tugas, ide, atau pengingat muncul di kepala, tulis. Jangan dinilai, jangan diprioritaskan. Keluarkan saja. 2. Tentukan mana yang bisa ditindaklanjuti. Sekali sehari, lihat apa yang sudah Anda catat. Kalau sesuatu bisa selesai dalam kurang dari dua menit, kerjakan sekarang juga. Kalau butuh waktu lebih lama, biarkan tetap di daftar. Kalau ternyata bukan sesuatu yang perlu Anda lakukan, hapus. 3. Kelompokkan berdasarkan konteks. Anda tidak perlu 15 kategori. Cukup tiga: hal yang dikerjakan di rumah, hal yang dikerjakan di kantor, dan hal yang dikerjakan saat di luar. Itu saja. 4. Tinjau setiap minggu. Luangkan sepuluh menit pada Minggu malam (atau Senin pagi, sesuai kebutuhan Anda) untuk melihat daftar Anda. Coret yang sudah selesai. Tambahkan yang baru. Inilah bagian yang paling sering dilewatkan, dan justru bagian inilah yang membuat semua yang lain berjalan."Pikiran Anda untuk menghasilkan ide, bukan untuk menyimpannya." - David Allen
Mengapa Kebanyakan Aplikasi Produktivitas Justru Mempersulit
Di sinilah ironinya. Anda mengunduh aplikasi tugas untuk menyederhanakan hidup, lalu tiba-tiba menghabiskan 20 menit menyiapkan proyek, memilih ikon, dan menyinkronkan di tiga perangkat. Alat yang seharusnya menghemat waktu malah memakan waktu Anda.
Metode GTD sederhana tidak butuh banyak. Ia butuh tempat untuk mencatat dengan cepat, cara untuk mencoret tugas yang selesai, dan mungkin cara untuk mereset daftar berulang secara otomatis agar rutinitas harian dan mingguan Anda berjalan dengan sendirinya.
Itulah sebabnya banyak orang kembali ke dasar. Bukan karena alat sederhana sedang tren, melainkan karena alat itu menghilangkan hambatan. Dan hambatan adalah musuh dari sistem apa pun yang ingin Anda jadikan kebiasaan.
Dalam Kehidupan Nyata: Seperti Apa Wujudnya
Misalkan hari ini Rabu. Anda duduk dengan secangkir kopi dan membuka daftar Anda. Isinya seperti ini:
- Telepon dokter gigi untuk menjadwal ulang
- Ambil resep obat
- Balas pesan Maria soal hari Sabtu
- Cari sepatu lari baru
- Bersihkan kulkas
- Kirim faktur ke klien
Tidak ada yang mewah. Tidak ada skor prioritas. Tidak ada algoritma tenggat waktu. Anda memindai daftar itu, melihat bahwa dua hal bisa dikerjakan sekarang juga (telepon dan email ke Maria), lalu mengerjakannya. Sisanya menunggu nanti.
Pada hari Jumat, sebagian besar sudah tercoret. Bukan karena Anda mendadak sangat produktif, tetapi karena melihat daftar yang pendek dan jelas membuat bertindak terasa mudah. Itulah psikologi di balik GTD. Metode ini mengurangi beban mengambil keputusan yang membuat kita menunda-nunda.
Sisi Privasi yang Jarang Dibicarakan
Kebanyakan aplikasi tugas saat ini menginginkan email, lokasi, dan data penggunaan Anda. Beberapa bahkan menjual data itu ke pihak ketiga. Daftar tugas Anda ternyata sangat pribadi. Isinya janji dengan dokter, urusan keuangan, pengingat soal hubungan dengan orang terdekat. Itu bukan informasi yang semestinya berada di server milik orang lain.
Kalau privasi penting bagi Anda, carilah alat yang bekerja secara offline dan tidak memerlukan akun. sLists adalah salah satu pilihan yang melakukan persis itu: aplikasi daftar tugas yang lugas dengan fitur reset otomatis, tanpa pendaftaran, dan tanpa pelacak pihak ketiga. Aplikasi ini cocok dengan pendekatan GTD karena tidak menghalangi Anda dan membiarkan Anda fokus pada hal yang benar-benar penting.
Tips agar Metode GTD Sederhana Bertahan
Mulailah dari yang sangat kecil. Jangan coba mengatur seluruh hidup Anda di hari pertama. Mulailah dengan satu daftar untuk besok. Hanya besok. Terapkan aturan dua menit dengan konsisten. Kalau Anda melihat sebuah tugas dan bisa selesai dalam kurang dari dua menit, kerjakan segera. Jangan masukkan ke daftar. Kebiasaan tunggal ini menghilangkan separuh kekacauan yang dibawa kebanyakan orang. Jangan terlalu banyak kategori. Begitu Anda membuat daftar keenam, kemungkinan besar Anda sudah kelewatan. Dua atau tiga daftar sudah cukup untuk kebutuhan kebanyakan orang: daftar harian, daftar mingguan, dan mungkin daftar "suatu hari nanti" untuk ide-ide yang lebih besar. Tinjau, tinjau, dan tinjau. Tinjauan mingguan inilah yang membedakan orang yang benar-benar memakai daftar dari orang yang hanya menulis lalu melupakannya. Tidak perlu lama. Lima sampai sepuluh menit sudah cukup. Maafkan diri sendiri atas ketidaksempurnaan. Anda akan lupa mencatat sesuatu. Anda akan melewatkan tinjauan di beberapa minggu. Tidak apa-apa. Sistem ini berhasil karena Anda kembali kepadanya, bukan karena Anda tidak pernah pergi.Yang Sederhana Mudah Berkembang, yang Rumit Gagal
Ada alasan mengapa pendekatan minimalis terhadap produktivitas terus mendapat pengikut. Sistem yang rumit membutuhkan perawatan. Yang sederhana tinggal dijalankan.
GTD tidak pernah soal alatnya. Ia soal kebiasaan menangkap, memutuskan, dan mengerjakan. Entah Anda memakai buku catatan, sticky note, atau aplikasi di ponsel, metodenya bekerja dengan cara yang sama. Sistem terbaik adalah yang benar-benar akan Anda pakai besok pagi.
Jadi, mulailah dari yang kecil. Tuliskan lima hal yang perlu Anda lakukan minggu ini. Coret satu per satu seiring berjalannya waktu. Rasakan bagaimana rasanya melihat daftar itu menyusut.
Tugas Anda. Daftar Anda. Waktu Anda kembali.
