Hetki, jolloin tajusin tehtäväsovelluksen olevan ongelma
Seisoin ruokakaupassa katsomassa puhelintani ja yritin muistaa, tarvitsinko munia.
En siksi, ettenkö olisi tehnyt listaa. Olin tehnyt. Se oli jossain Todoistin sisällä, "Koti"-projektin alla, "Ruokaostokset"-aliprojektissa, merkittynä keltaisella prioriteettitunnisteella, jonka olin luonut kolme kuukautta sitten tuottavuusinnostuksen vallassa. Kun löysin listan, olin jo ottanut munat varmuuden vuoksi. Ostin sinä viikkona taas tuplana. Jälleen kerran.
Siihen hetkeen alkoi kaiken kyseenalaistaminen.
Miten yksinkertaisesta listasta tuli näin monimutkainen?
Todoist on todella hyvä sovellus. Sanon sen heti alkuun. Se on hyvin suunniteltu, luotettava ja täynnä ominaisuuksia. Mutta juuri siinä piilee ongelma.
Kun ensimmäisen kerran rekisteröidyin, halusin vain paikan, johon kirjoittaa tehtäviä. Osta maitoa. Soita hammaslääkärille. Viimeistele raportti. Yksinkertaista. Todoistissa on kuitenkin projekteja, tunnisteita, suodattimia, prioriteetteja, muistutuksia, integraatioita, kommentteja, toistuvia päivämääriä, Kanban-tauluja ja karma-järjestelmä, joka pelillistää tuottavuutesi. Ja koska nuo ominaisuudet ovat olemassa, tuntuu siltä, että niitä pitäisi käyttää.
Niinpä käytin. Vietin kokonaisia sunnuntai-iltoja järjestelmäni uudelleenjärjestelyyn. Värikoodasin tunnisteita. Hienosäädin suodattimia. Rakensin "täydellistä" kokonaisuutta. Olin tuottava tuottavuuden suhteen, mutta en oikeasti tuottava asioissa, joilla oli merkitystä.
Kuulostaako tutulta?
Tilaus, joka kasvaa huomaamatta
Toinen asia, josta ei puhuta tarpeeksi. Todoistin ilmaisversio on rajallinen, ja kun koko järjestelmäsi on rakennettu sen varaan, Pro-versioon siirtyminen tuntuu väistämättömältä. Se on 4 tai 5 dollaria kuukaudessa, mikä ei kuulosta paljolta. Mutta se on osa isompaa kuviota.
Muistiinpanosovelluksellasi on tilaus. Kalenterisovelluksellasi on tilaus. Tapojenseurannalla, pilvitallennustilalla, salasanahallinnalla. Yhtäkkiä maksat 30-50 dollaria kuukaudessa pelkästä digitaalisen elämäsi pyörittämisestä. Jos olet joskus katsonut toistuvia veloituksiasi ja tuntenut sen painavan tunteen vatsassasi, et ole yksin. Tilausväsymys on todellinen ilmiö, ja se nakertaa sekä budjettiasi että motivaatiotasi.
Aloin miettiä: onko minun oikeasti maksettava kuukausittain muistaakseni ostaa munia?
Mitä oikeasti tarvitsin (ja mitä en)
Todoistin poistamisen jälkeen käytin viikon ajan tavallista muistikirjaa. Vanhaa kunnon kynää ja paperia. Ja rehellisesti sanottuna? Se toimi yllättävän hyvin. Mutta kaipasin listaa puhelimeeni kaupassa. Kaipasin mahdollisuutta ruksata asioita yhdellä napautuksella.
Sitä, mitä en kaivannut, oli monimutkaisuus. En tarvinnut:
- Projekteja ja aliprojekteja ruokalistaan
- Prioriteettitasoja kotitöihin
- Pilvisynkronointia viidelle laitteelle, kun käytän vain puhelinta
- Tiliä ja kirjautumista pelkän "nouda pesulasta" -muistiinpanon kirjoittamiseen
- Tekoälyn ehdottamia tehtäviä asioihin, jotka tiedän jo tekeväni
Tarvitsin yksinkertaisen listan, joka nollautuu, kun olen valmis, pysyy puhelimessani eikä vaadi minua luomaan taas yhtä tiliä ja yhtä salasanaa lisää.
Todoist-vaihtoehto, josta kukaan ei puhu
Yhä useampi ihminen on ottamassa askeleen taaksepäin monimutkaisista tuottavuusjärjestelmistä ja palaamassa yksinkertaisempiin, tarkoituksellisempiin työkaluihin. Ei siksi, että isot sovellukset olisivat huonoja, vaan siksi, että ne on tehty tehokäyttäjille, jotka hallinnoivat tiimejä ja deadlineja, ei tavallisille ihmisille, jotka hoitavat tavallista tiistaita.
Löysin lopulta sListsin, ja se tuntui raikkaalta tuulahdukselta. Tiliä ei tarvita. Ei tilausta. Ei pilveä, ellen itse ota Syncia käyttöön. Pelkkiä listoja, jotka elävät puhelimessasi ja, tämä on se kohta josta pidän, nollautuvat automaattisesti aikataulun mukaan. Ruokalistani nollautuu joka sunnuntai. Aamurutiinini tarkistuslista nollautuu joka päivä. En järjestele mitään. Käytän vain.
Se on sellainen sovellus, joka pysyy poissa tieltä, ja juuri sellainen tehtäväsovelluksen olisi pitänyt alusta asti olla.
Viisi merkkiä siitä, että tehtäväsovelluksesi monimutkaistaa elämääsi
Jos mietit, oletko langennut samaan ansaan kuin minä, tässä muutamia varoitusmerkkejä:
1. Käytät enemmän aikaa tehtävien järjestelyyn kuin niiden tekemiseen. Jos viikkokatsauksesi kestää kauemmin kuin listasi tehtävien tekeminen, jokin on pielessä. 2. Tunnet syyllisyyttä, kun järjestelmäsi menee sekaisin. Tehtäväsovelluksen pitäisi vähentää stressiä, ei luoda sitä. Jos järjestämätön saapuneet-kansio aiheuttaa ahdistusta, työkalu toimii sinua vastaan. 3. Olet katsonut ohjevideoita listasovelluksesi käytöstä. Mieti sitä hetki. Tarvitsit opetusvideon oppiaksesi tekemään listan. Se on merkki siitä, että työkalu on liian monimutkainen tehtäväänsä nähden. 4. Maksat kuukausittain ominaisuuksista, joita et käytä. Tarkista käyttösi rehellisesti. Käytätkö Kanban-tauluja? Integraatioita? Tiimiominaisuuksia? Vai teetkö vain listoja? 5. Olet "aloittanut alusta" useammin kuin kerran. Jos olet tyhjentänyt koko järjestelmäsi ja rakentanut sen uudelleen alusta, kyse on todennäköisesti siitä, että itse järjestelmä on kitka, ei kurinalaisuutesi.Miltä perusasioihin palaaminen oikeasti näyttää
Tässä nykyinen järjestelmäni, ja sen ylläpitoon menee noin nolla minuuttia viikossa:
Päivittäinen tarkistuslista. Lyhyt lista 3-5 asiasta, jotka haluan saada tehtyä tänään. Nollautuu joka aamu. Ei siirtyviä syyllisyyksiä. Ruokalista. Lisään asioita sitä mukaa kuin muistan viikon aikana. Kun olen käynyt kaupassa, lista nollautuu. Puhdas pöytä seuraavalle viikolle. Viikonlopun tehtävät. Asioita kuten "siivoa kylpyhuone" ja "soita äidille". Nollautuu maanantaina.Siinä kaikki. Kolme listaa. Ei projekteja, ei tunnisteita, ei karmapisteitä. Avaan sovelluksen, katson mitä pitää tehdä ja suljen sen. Koko toimenpide vie sekunteja.
Yksityisyysnäkökulma, jonka moni ohittaa
On toinenkin syy, miksi siirryin pois pilvipohjaisista tehtävänhallintasovelluksista, ja se on tärkeämpi kuin useimmat tajuavat. Jokainen synkronoituun sovellukseen kirjoittamasi tehtävä ladataan jollekin palvelimelle jossain. Se tarkoittaa, että jollakin yrityksellä on yksityiskohtainen loki päivittäisistä tavoistasi, ostoskäyttäytymisestäsi, terveystavoitteistasi ja taloudellisista tehtävistäsi.
Useimmat meistä eivät ojentaisi päiväkirjaansa vieraalle. Mutta juuri sen me käytännössä teemme, kun käytämme sovelluksia, jotka vaativat tilin ja pilvitallennuksen peruskäyttöön. Jos asia on näin henkilökohtainen kuin tehtävälista, tietojen pitäminen omalla laitteella on yksinkertaisesti järkevää. Ja jos yksityisyys on sinulle tärkeää muillakin elämänalueilla, kannattaa myös ymmärtää, mitä "ilmaiset" sovellukset oikeasti maksavat.
Kyse ei ole teknologian vastustamisesta
Haluan olla selvä. En ehdota, että kaikkien pitäisi hylätä Todoist tai mikään muu sovellus. Jos koordinoit kahdentoista hengen tiimiä projektipäällikkönä, tarvitset todennäköisesti nuo ominaisuudet. Jos rakastat järjestelmien rakentamista ja työnkulkujen hiomista, kaikkea hyvää sinulle.
Mutta jos olet tavallinen ihminen, joka haluaa vain muistaa munat, hoitaa muutaman tehtävän töiden jälkeen ja jatkaa iltaansa, et tarvitse yritystason tuottavuuteen suunniteltua ohjelmistoa. Tarvitset listan.
Todellinen tuottavuusniksi
Tuottavimmilla tuntemillani ihmisillä ei ole hienoimpia työkaluja. Heillä on yksinkertaisimmat. He kirjoittavat asiat ylös, tekevät ne ja jatkavat elämäänsä. He eivät optimoi järjestelmäänsä. He optimoivat aikansa.
Perusasioihin palaaminen ei ollut askel taaksepäin. Se oli vapauttavin tuottavuuspäätös vuosiin. Vähemmän aikaa hallinnointiin. Vähemmän aikaa järjestelyyn. Vähemmän aikaa jälkeen jäämisen tunteeseen. Enemmän aikaa oikeaan elämiseen.
Sinun rutiinisi. Sinun listasi. Sinun aikasi takaisin.
