Tiedät kyllä, että tehtävä vie kaksi minuuttia, eikö niin?
Olet tuijottanut sitä jo kolme päivää. "Vastaa siihen sähköpostiin." "Vie puhtaat pyykit paikoilleen." "Varaa se hammaslääkäriaika." Jokaiseen menisi tuskin kahta minuuttia, ja silti ne ovat roikkuneet listallasi niin kauan, että ne ovat ehtineet kerätä pölyä.
Et ole laiska. Et ole rikki. Olet vain ylikuormittunut, ja aivosi tekevät sitä, mitä ylikuormittuneet aivot tekevät: välttelevät kaikkea, myös helppoja asioita.
Mikä on kahden minuutin sääntö?
Ajatus on kauniin yksinkertainen. Jos tehtävä vie alle kaksi minuuttia, tee se heti. Älä kirjoita sitä muistiin. Älä suunnittele sitä. Älä "palaa asiaan myöhemmin". Tee se vain.
David Allen toi tämän periaatteen laajaan tietoisuuteen tuottavuusklassikossaan Getting Things Done, ja se on pysynyt pinnalla hyvästä syystä. Se toimii. Ei siksi, että se olisi nokkela, vaan siksi, että se poistaa päätöksenteon, joka alun perin aiheuttaa lykkäämisen.
Kun lakkaat pohtimasta, milloin jokin asia tehdään, ja teet sen vain, saat takaisin yllättävän paljon henkistä energiaa.
Miksi lykkäämme pieniä tehtäviä
Tässä on outo juttu. Emme yleensä lykkää suuria ja tärkeitä projekteja (no, joskus lykkäämme). Lykkäämme pientä, tylsää puuhaa. Asioita, joiden pitäisi olla vaivattomia.
Tähän on psykologinen syy. Aivosi käsittelevät jokaista tehtävälistasi kohtaa "avoimena silmukkana", pienenä keskeneräisenä lankana. Kun listallasi on 30 kohtaa, aivosi pyörittävät 30 avointa silmukkaa. Se on uuvuttavaa, vaikka puolet niistä olisi vaikkapa "vastaa äidille tekstiviestiin".
Joten sen sijaan että aivot tarttuisivat yhteenkään kohtaan, ne vain... sammuvat. Ne siirtyvät välttelytilaan. Selaat puhelinta, järjestelet työpöytää tai päätät yhtäkkiä, että keittiö kaipaa perusteellista siivousta.
Jos tehtävälistasi on kasvanut hallitsemattomaksi, kannattaa ennen kahden minuutin säännön käyttöönottoa karsia se vain olennaiseen. Lyhyemmältä listalta pikavoitot on paljon helpompi bongata.
Näin otat kahden minuutin säännön käyttöön
Tehdään tästä käytännöllistä. Näin rakennat kahden minuutin säännön osaksi päivääsi ilman liiallista murehtimista.
1. Tee aamulla nopea läpikäynti. Katso tehtävälistaasi. Onko siellä jotain, mikä veisi kaksi minuuttia tai vähemmän? Hoida ne pois alta ennen kuin aloitat "oikean" työn. Vastaa nopeaan viestiin, maksa se lasku, pyyhi työtaso. Valmista, valmista, valmista. 2. Käytä sääntöä reaaliajassa. Päivän aikana tulee eteen jokin asia? Ennen kuin lisäät sen listaan, kysy itseltäsi: "Voinko tehdä tämän alle kahdessa minuutissa?" Jos voin, hoida se saman tien. Asian kirjoittaminen ylös, sen muistaminen myöhemmin ja vasta sitten tekeminen vie itse asiassa enemmän aikaa kuin sen tekeminen heti. 3. Niputa melkein kahden minuutin tehtävät. Jotkin tehtävät ovat lähellä kahta minuuttia mutta eivät ihan. Muutaman paperin läpikäynti, yhden hyllyn siistiminen, seurantakoodin tarkistaminen. Ryhmittele kolme tai neljä tällaista yhteen ja tee ne kymmenen minuutin pikaurakalla. Hämmästyt, kuinka paljon kevyemmältä listasi tuntuu sen jälkeen. 4. Pidä lista oikeita asioita varten. Kun pikavoitot on hoidettu, tehtävälistastasi tulee se, mitä sen pitäisi olla: keskittynyt kokoelma asioita, jotka todella vaativat aikaasi ja huomiotasi. Ei "teen sen joskus"-kohtien hautausmaa.Arjen tilanteita, joissa sääntö loistaa
Sähköpostivuori. Sinulla on 15 lukematonta viestiä. Kahdeksaan niistä riittää yhden rivin vastaus. Sen sijaan että merkitsisit ne kaikki "hoidettavaksi myöhemmin", käytä kuusi minuuttia ja tyhjennä kahdeksan viestiä. Nyt jäljellä on enää seitsemän, ja ne ovat juuri niitä, jotka vaativat oikeaa ajattelua. Asioiden hoitamisen noidankehä. Vakuuttelet itsellesi, että soitat hammaslääkäriin, viet palautuksen postiin ja haet paristoja. Jokainen niistä on kahden minuutin puhelu tai nopea pysähdys. Mutta päässäsi yhteen niputettuina ne tuntuvat kokonaiselta iltapäivän urakalta. Erota ne toisistaan. Soita puhelut nyt. Pysähdys hoituu seuraavalla reissullasi. Kodin sotku. Astiat altaassa, kengät ovella, takki tuolilla. Mikään näistä ei vie yli minuuttia. Mutta kun ne kasaantuvat, tilasi alkaa tuntua kaoottiselta, ja se kaaos ruokkii lykkäämisen kehää. Muutama pieni teko voi muuttaa koko ympäristösi tunnelman.Pienten voittojen aaltovaikutus
Tässä on se, mitä kukaan ei kerro kahden minuutin säännöstä. Pointti ei ole itse tehtävissä. Se on vauhdissa.
Jo yhden pienen tehtävän suorittaminen antaa aivoillesi pienen tyytyväisyyden annoksen. Tuo tunne vahvistuu. Kun olet hoitanut kolme tai neljä nopeaa asiaa, huomaat usein siirtyväsi luonnostaan isompiin tehtäviin. Et siksi, että pakottaisit itsesi, vaan siksi, että olet jo liikkeessä.
Siksi päivittäisen tarkistustottumuksen rakentaminen voi olla niin tehokasta. Pienet, johdonmukaiset teot kasautuvat ajan myötä. Kahden minuutin sääntö on vain yksi muoto samasta periaatteesta.
Entä toistuvat pikatehtävät?
Jotkin kahden minuutin tehtävät palaavat joka päivä tai joka viikko. Kierrätysroskien vieminen. Keittiön pöydän pyyhkiminen. Huomisen aikataulun läpikäynti.
Näissä yksinkertainen toistuva lista voi toimia paremmin kuin pelkkä muisti. Jos pidät työkaluista, jotka pysyvät poissa tieltä, sLists sisältää automaattisen nollauksen, joka päivittää päivittäiset ja viikoittaiset tarkistuslistasi itsestään. Ei tiliä, ei säätöä eikä pilvisynkronointia, ellet itse halua. Vain puhdas lista odottamassa sinua joka aamu.
Toistuvissa tehtävissä avainasia on muistamisen vaivan poistaminen. Kun tehtävät ovat jo valmiiksi edessäsi, kahden minuutin säännöstä tulee lähes automaattinen.
Kun kahden minuutin sääntö ei päde
Lyhyt huomautus rajoista. Sääntö ei ole tarkoitettu kaikkeen.
Jos olet keskellä syvää, keskittynyttä työtä, älä anna jokaisen pienen tehtävän vetää sinua pois. Kahden minuutin sääntö toimii parhaiten siirtymävaiheissa: päivän alussa, palaverien välissä tai luontaisen tauon aikana. Jos keskeytät itsesi viiden minuutin välein hoitaaksesi mikrotehtäviä, koko idea valuu hukkaan.
Lisäksi jos tehtävä tuntuu kahden minuutin hommalta mutta vaatii todellisuudessa päätöksiä, selvittelyä tai tunne-energiaa, se ei ole kahden minuutin tehtävä. "Vastaa vuokranantajan hankalaan sähköpostiin" voi teknisesti viedä kaksi minuuttia kirjoittamista, mutta henkinen kuorma on paljon raskaampi. Anna sellaisille tehtäville oma tilansa.
Yhdistä se yksinkertaisempaan järjestelmään
Yksi syy siihen, miksi pienet tehtävät kasaantuvat, on se, että tuottavuusjärjestelmämme ovat liian monimutkaisia. Jos tehtävän lisääminen sovellukseen vaatii viisi napautusta, kategorian valinnan, määräpäivän ja prioriteettitason, jätät sen väliin. Ja sitten se asuu vuokratta päässäsi.
Paras järjestelmä on sellainen, jota todella käytät. Jokin kevyt, yksityinen ja nopea. Jos digitaalinen minimalismi puhuttelee sinua, mieti, auttaako nykyinen kokoonpanosi vai lisääkö se vain yhden monimutkaisuuden kerroksen lisää.
Aloita tänään
Sinun ei tarvitse uudistaa koko tuottavuusjärjestelmääsi. Sinun tarvitsee vain napata itsesi kiinni seuraavalla kerralla, kun ajattelet "teen sen myöhemmin", ja esittää yksi kysymys: "Veisikö tämä alle kaksi minuuttia?"
Jos vastaus on kyllä, tee se nyt. Katso, mitä listallesi, stressitasollesi ja vauhdillesi tapahtuu seuraavan viikon aikana.
Pienet tehtävät eivät ansaitse isoa jalansijaa mielessäsi. Hoida ne nopeasti, pidä lista keskittyneenä ja käytä energiasi asioihin, jotka todella ovat tärkeitä.
Sinun rutiinisi. Sinun listasi. Sinun aikasi takaisin.
