Tunnetko sen nakertavan tunteen? Kyse on luultavasti kahden minuutin tehtävästä
Istut työpöydän ääressä ja yrität keskittyä johonkin tärkeään. Mutta takaraivossa pieni ääni toistaa jatkuvasti: "Vastasitko jo siihen sähköpostiin?" "Sinun pitää siirtää se aika." "Keittiön roskis on täynnä."
Mikään näistä ei ole vaikeaa. Mikään ei vie kauan. Mutta kasautuessaan ne luovat sumun, joka saa kaiken tuntumaan raskaammalta kuin sen pitäisi.
Sitä on mielen sotku. Ja yksi yksinkertaisimmista keinoista purkaa sitä tulee David Allenin Getting Things Done (GTD) -menetelmästä. Se on nimeltään GTD:n kahden minuutin sääntö, ja se saattaa olla tuottavuusvinkeistä aliarvostetuin.
Mikä on kahden minuutin sääntö?
Ajatus on kauniin yksinkertainen. Jos tehtävä vie kaksi minuuttia tai vähemmän, tee se heti. Älä kirjoita sitä ylös. Älä aikatauluta sitä myöhemmäksi. Älä lisää sitä projektitauluun kolmen tunnisteen ja määräpäivän kera. Tee se vain.
Vastaa siihen viestiin. Pyyhi tiski. Arkistoi se dokumentti. Vahvista se aika.
Ajatuksena on, että näiden pienten tehtävien seuraaminen, muistaminen ja hallinta kuluttaa enemmän energiaa kuin niiden hoitaminen saman tien. Kaksi minuuttia toimintaa säästää kaksikymmentä minuuttia henkistä kuormaa.
Miksi pienet tehtävät aiheuttavat suurta stressiä
Tämän taustalla on psykologinen ilmiö nimeltä Zeigarnik-efekti. Aivosi pitävät keskeneräisistä tehtävistä kiinni tiukemmin kuin valmiista. Jokainen "teen sen myöhemmin" pysyy aktiivisena taustalla, kuluttaa hiljaa keskittymistäsi ja lisää stressiä.
Ajattele jokaista tekemätöntä pikkutehtävää selaimen taustalla auki olevana välilehtenä. Yksi tai kaksi välilehteä? Ei ongelmaa. Mutta kaksikymmentä tai kolmekymmentä auki olevaa välilehteä hidastaa kaiken.
GTD:n kahden minuutin sääntö on kuin välilehtien sulkemista reaaliajassa. Käsittelet pikkuasiat sitä mukaa kuin ne tulevat, jolloin mielesi pysyy vapaana siihen työhön, jolla on oikeasti merkitystä.
Näin se toimii käytännössä
Käydään läpi todellinen aamu. Heräät, otat puhelimen käteen ja huomaat heti kolme asiaa: vuokranantajan viesti huoltokäynnistä, muistutus ostaa paristoja ja ilmoitus siitä, että pakettisi on lähtenyt matkaan.
Ilman kahden minuutin sääntöä ajattelet "hoidan nämä myöhemmin" ja lähdet töihin. Nämä kolme asiaa jäävät pyörimään mielesi taka-alalle koko päiväksi. Kahden minuutin säännön kanssa vastaat vuokranantajalle (30 sekuntia), lisäät paristot ostoslistaan (15 sekuntia) ja hylkäät lähetysilmoituksen (5 sekuntia). Valmista. Aamusi alkaa puhtaalta pöydältä.Tässä kohtaa yksinkertainen, häiriötön lista on paras ystäväsi. Kaikki ei vie alle kahta minuuttia, ja tehtävät, jotka vievät kauemmin, tarvitsevat paikan, johon laskeutua. Nopea muistilista antaa sinun kirjata ylös kaiken, mikä vaatii enemmän aikaa, jotta voit palata siihen levollisin mielin.
Kahden minuutin sääntö ja listasi
Näin yhdistät kahden minuutin säännön perusmuotoiseen listatyöskentelyyn:
1. Tee pikainen läpikäynti. Katso listasi kerran aamulla. Onko siinä mitään, mikä veisi kaksi minuuttia tai vähemmän? Hoida se heti pois alta. 2. Käsittele saapuvat tehtävät. Kun päivän mittaan ilmaantuu jotain, kysy itseltäsi yksi kysymys: "Voinko tehdä tämän kahdessa minuutissa?" Jos voit, hoida se. Jos et, lisää se listaan ja jatka eteenpäin. 3. Päivän päätöskierros. Ennen kuin päätät päivän, vilkaise listaasi vielä kerran. Huomaat usein, että muutama kohta on muuttunut kahden minuutin tehtäväksi, nyt kun tiedät asiasta enemmän.Tämä lähestymistapa toimii erityisen hyvin automaattisesti nollautuvien listojen kanssa toistuviin rutiineihin. Päivittäinen tarkistuslistasi nollautuu joka aamu, ja voit rykäistä nopeat kohdat läpi ensin ennen isompien tehtävien aloittamista.
Mikä lasketaan kahden minuutin tehtäväksi?
Yllättyisit, kuinka moni asia mahtuu tähän aikaan. Tässä muutama yleinen esimerkki:
- Lyhyeen sähköpostiin tai viestiin vastaaminen
- Kierrätysroskien vieminen
- Lykätyn ajanvarauksen tekeminen
- Pienen laskun maksaminen verkossa
- Vaatteiden ripustaminen tuolille heittämisen sijaan
- Sen uutiskirjeen tilauksen peruminen, jota et koskaan lue
- Ostoslistan päivittäminen ennen kauppaan lähtöä
Avainasemassa on olla rehellinen itselleen ajankäytöstä. Jos huomaat ajattelevasi "tähän menee vain kaksi minuuttia" jostain, mikä selvästi vaatii puoli tuntia, laita se listalle. Sääntö toimii vain, jos kunnioitat sen rajoja.
Milloin sitä ei kannata käyttää
Kahden minuutin säännössä on yksi koukku. Jos olet keskellä syvää, keskittynyttä työtä, jatkuva siirtyminen pikkutehtäviin tuhoaa flow-tilasi. Sääntö toimii parhaiten siirtymähetkissä: kun aloitat päivän, kokousten välissä, työjakson päätteeksi tai luonnollisen tauon aikana.
Se on työkalu käsittelyyn, ei keskeyttämiseen. Jos olet syvällä keskittymisessä ja mieleesi putkahtaa pieni tehtävä, kirjoita se nopeasti ylös ja palaa siihen seuraavalla tauolla. Juuri sitä varten kevyt lista kannattaa pitää lähellä.
Sovellus kuten sLists sopii tähän hyvin, sillä se toimii ensisijaisesti offline-tilassa eikä vaadi tiliä. Avaat sen, kirjaat ajatuksen ylös ja palaat heti takaisin siihen, mitä olit tekemässä. Ei kirjautumisruutua, ei synkronointiviivettä, ei kitkaa.
Pienten tehtävien selvittämisen kerrannaisvaikutus
Tässä on se, mitä useimmat eivät odota. Kahden minuutin säännön suurin hyöty ei ole yksittäisistä tehtävistä säästetty aika. Se on kumuloituva helpotus siitä, ettei tarvitse kantaa niitä mukanaan.
Viikon harjoittelun jälkeen ihmiset kuvaavat usein tuntevansa olonsa kevyemmäksi. Ei siksi, että työmäärä olisi muuttunut, vaan koska taustakohina on hiljentynyt. Vähemmän avoimia silmukoita tarkoittaa enemmän mielen kapasiteettia sille, mistä oikeasti välität.
Se on samankaltaista kuin digielämän siivoaminen, joka luo tilaa, jonka puutetta et edes tiennyt kokevasi. Pienet muutokset siinä, miten käsittelet päivän tehtäviä, voivat muuttaa koko suhteesi tuottavuuteen.
Aloita tänään. Aloita pienestä.
Et tarvitse uutta järjestelmää. Sinun ei tarvitse lukea koko GTD-kirjaa (vaikka se kannattaakin). Tarvitset vain yhden kysymyksen, jonka esität itsellesi, kun seuraava pikkutehtävä osuu kohdalle:
"Vieköö tämä alle kaksi minuuttia? Sitten teen sen vain heti."
Kokeile yhden päivän ajan. Sitten viikon. Kiinnitä huomiota siihen, miltä illat tuntuvat, kun et kanna mielessäsi kasaa pieniä tekemättömiä asioita.
GTD:n kahden minuutin sääntö ei ole sitä varten, että tekisit enemmän. Se on sitä varten, että päästät irti pikkuasioista, jotta voit olla läsnä kaikelle muulle.
Rutiinisi. Listasi. Aikasi takaisin.
