Osaat jo saada asiat tehtyä
Tuottavuuden ympärille on rakentunut kokonainen teollisuudenala. Sovelluksia, joissa on kanban-taulut, tekoälyn tekemä priorisointi, sisäkkäiset alitehtävät ja värikoodatut tunnisteet. Useimmat huomaavat kuitenkin kaiken kokeiltuaan saman asian: yksinkertainen lista toimii.
David Allenin Getting Things Done (GTD) -menetelmä on ollut olemassa yli kaksi vuosikymmentä. Sen ydin ei ole hienoissa työkaluissa tai monimutkaisissa työnkuluissa. Kyse on siitä, että kaikki saadaan pois päästä ja luotettavaan järjestelmään. Yksinkertainen GTD-menetelmä alkaa yhdestä ajatuksesta: aivosi ovat ideoiden synnyttämistä varten, ei niiden säilyttämistä.
Ongelma ei ole sinussa vaan sotkussa
Ajattele tavallista aamua. Heräät ja muistat, että pitää lähettää sähköposti vuokranantajalle, ostaa hammastahnaa, varata aika eläinlääkärille ja saada raportti valmiiksi torstaiksi. Mikään näistä ei ole vaikeaa. Mutta kaikkien kantaminen päässä? Se on uuvuttavaa.
GTD kutsuu tätä "avoimiksi silmukoiksi". Jokainen keskeneräinen tehtävä tai tekemättä jäänyt päätös vie mielentilaa, vaikka et aktiivisesti ajattelisikaan sitä. Ratkaisu ei ole kuri tai motivaatio. Ratkaisu on lista.
Kirjoita kaikki ylös. Jokainen asia. Kun asia on kirjattu paikkaan, johon luotat, aivosi päästävät irti. Siinä on taika.GTD karsittuna siihen, mikä oikeasti toimii
Täydellisessä GTD-kehyksessä on viisi vaihetta: kerääminen, selkeyttäminen, järjestäminen, tarkastelu ja toteutus. Jos haluat syventyä, Allenin kirja on lukemisen arvoinen. Mutta tuloksia varten sinun ei tarvitse hallita koko järjestelmää.
Tässä on yksinkertaistettu versio, joka toimii useimmille:
1. Kerää kaikki. Heti kun tehtävä, idea tai muistutus putkahtaa mieleen, kirjoita se ylös. Älä arvioi sitä äläkä priorisoi. Vain siirrä se pois päästäsi. 2. Päätä, mikä vaatii toimenpiteitä. Käy kerran päivässä läpi se, mitä olet kerännyt. Jos jokin vie alle kaksi minuuttia, tee se saman tien. Jos se vaatii enemmän aikaa, se jää listalle. Jos se ei oikeasti ole mitään, mitä sinun tarvitsee tehdä, poista se. 3. Ryhmittele asiayhteyden mukaan. Et tarvitse 15 luokkaa. Kokeile kolmea: kotona tehtävät asiat, työssä tehtävät asiat ja liikkeellä ollessa tehtävät asiat. Siinä kaikki. 4. Tee viikkokatsaus. Käytä kymmenen minuuttia sunnuntai-iltana (tai maanantaiaamuna, miten vain sopii) listojesi läpikäyntiin. Ruksaa tehdyt. Lisää uudet. Tämän vaiheen useimmat jättävät väliin, ja juuri se saa kaiken muun toimimaan."Mielesi on ideoiden synnyttämistä varten, ei niiden säilyttämistä." - David Allen
Miksi useimmat tuottavuussovellukset tekevät tästä vaikeampaa
Tässä kohtaa tulee ironiaa. Lataat tehtäväsovelluksen yksinkertaistaaksesi elämääsi, ja yhtäkkiä käytät 20 minuuttia projektien perustamiseen, kuvakkeiden valintaan ja synkronointiin kolmen laitteen välillä. Työkalu, jonka piti säästää aikaasi, syökin aikaasi.
Yksinkertainen GTD-menetelmä ei vaadi paljon. Se tarvitsee paikan, johon asioita voi kerätä nopeasti, tavan merkitä ne tehdyiksi ja ehkä tavan nollata toistuvat listat automaattisesti, jotta päivittäiset ja viikoittaiset rutiinit hoituvat itsestään.
Siksi monet ovat palaamassa perusasioihin. Ei siksi, että perustyökalut olisivat muodikkaita, vaan siksi, että ne poistavat kitkaa. Ja kitka on jokaisen tavaksi rakennettavan järjestelmän vihollinen.
Käytännön elämää: miltä tämä näyttää
Sanotaan, että on keskiviikko. Istahdat kahvikupin kanssa ja avaat listasi. Se näyttää tältä:
- Soita hammaslääkärille ja siirrä aika
- Hae resepti apteekista
- Vastaa Marialle lauantaista
- Selvitä uusia juoksukenkiä
- Siivoa jääkaappi
- Lähetä lasku asiakkaalle
Ei mitään hienoa. Ei prioriteettipisteitä. Ei määräpäiväalgoritmeja. Silmäilet listaa, huomaat, että kaksi asiaa voi tehdä heti (puhelu ja viesti Marialle), ja teet ne. Loput jäävät myöhemmäksi.
Perjantaihin mennessä suurin osa on ruksattu pois. Ei siksi, että olisit saanut tuottavuuspuuskan, vaan siksi, että lyhyt ja selkeä lista tekee toimimisesta helppoa. Se on GTD:n takana oleva psykologia. Se vähentää päätöksenteon taakkaa, joka saa meidät lykkäämään asioita.
Yksityisyys, josta kukaan ei puhu
Useimmat nykypäivän tehtäväsovellukset haluavat sähköpostiosoitteesi, sijaintisi ja käyttötietosi. Jotkin myyvät tiedot jopa kolmansille osapuolille. To-do-listasi on yllättävän henkilökohtainen. Siinä on lääkärinaikasi, raha-asiasi ja ihmissuhteisiin liittyvät muistutuksesi. Sellaisen tiedon ei kuulu olla jonkun toisen palvelimella.
Jos yksityisyys on sinulle tärkeää, valitse työkaluja, jotka toimivat offline-tilassa eivätkä vaadi tiliä. sLists on yksi vaihtoehto, joka tekee juuri näin: suoraviivainen tehtävälistasovellus, jossa on automaattinen nollaus, ei rekisteröitymistä eikä kolmannen osapuolen seurantaa. Se sopii hyvin GTD-ajatteluun, koska se pysyy poissa tieltäsi ja antaa sinun keskittyä siihen, mikä on oikeasti tärkeää.
Vinkkejä yksinkertaisen GTD-menetelmän vakiinnuttamiseen
Aloita naurettavan pienestä. Älä yritä järjestää koko elämääsi ensimmäisenä päivänä. Aloita yhdellä listalla huomiselle. Pelkästään huomiselle. Noudata kahden minuutin sääntöä tunnollisesti. Jos katsot tehtävää ja se veisi alle kaksi minuuttia, tee se heti. Älä lisää sitä listalle. Tämä yksi tapa poistaa puolet siitä sotkusta, jota useimmat kantavat mukanaan. Älä luokittele liikaa. Heti kun luot kuudennen listasi, olet todennäköisesti mennyt liian pitkälle. Kaksi tai kolme listaa riittää useimmille: päivälista, viikkolista ja ehkä "joskus"-lista isommille ideoille. Tee katsaus, katsaus ja vielä katsaus. Viikkokatsaus erottaa listoja käyttävät ihmiset niistä, jotka vain kirjoittavat asioita ylös ja unohtavat ne. Sen ei tarvitse olla pitkä. Viisi tai kymmenen minuuttia riittää. Anna itsellesi anteeksi epätäydellisyys. Unohdat kirjoittaa asioita ylös. Jätät katsauksen väliin joinakin viikkoina. Se on ihan okei. Järjestelmä toimii, koska palaat sen pariin, ei siksi, että et koskaan poistuisi sen luota.Yksinkertainen skaalautuu, monimutkainen kaatuu
Syystä minimalistinen lähestymistapa tuottavuuteen saa jatkuvasti lisää seuraajia. Monimutkaiset järjestelmät vaativat ylläpitoa. Yksinkertaiset vain toimivat.
GTD ei koskaan ollut kiinni työkalusta. Se oli tapa kerätä, päättää ja tehdä. Käytitpä muistikirjaa, post-it-lappua tai puhelimen sovellusta, menetelmä toimii samalla tavalla. Paras järjestelmä on se, jota todella käytät huomisaamuna.
Aloita siis pienestä. Kirjoita ylös viisi asiaa, jotka sinun pitää tehdä tällä viikolla. Ruksaa ne pois sitä mukaa kun etenet. Huomaa, miltä tuntuu nähdä listan lyhenevän.
Sinun tehtäväsi. Sinun listasi. Sinun aikasi takaisin.
