Η στιγμή που κατάλαβα ότι το πρόβλημα ήταν η εφαρμογή
Στεκόμουν στο σούπερ μάρκετ, κοιτούσα το κινητό μου και προσπαθούσα να θυμηθώ αν χρειαζόμουν αυγά.
Όχι επειδή δεν είχα φτιάξει λίστα. Είχα. Βρισκόταν κάπου μέσα στο Todoist, φωλιασμένη σε ένα project με όνομα «Σπίτι», μέσα σε ένα υπο-project με όνομα «Σούπερ μάρκετ», με μια κίτρινη ετικέτα προτεραιότητας που είχα στήσει πριν από τρεις μήνες σε μια κρίση παραγωγικότητας. Μέχρι να τη βρω, είχα ήδη πάρει αυγά για παν ενδεχόμενο. Εκείνη την εβδομάδα αγόρασα διπλά πράγματα. Πάλι.
Εκεί άρχισα να αμφισβητώ τα πάντα.
Πώς μια απλή λίστα έγινε τόσο περίπλοκη;
Το Todoist είναι πραγματικά καλή εφαρμογή. Να το πω από την αρχή. Είναι καλοσχεδιασμένο, αξιόπιστο και γεμάτο δυνατότητες. Αλλά αυτό ακριβώς είναι και το πρόβλημα.
Όταν γράφτηκα για πρώτη φορά, ήθελα απλώς ένα μέρος για να σημειώνω εργασίες. Αγορά γάλα. Τηλέφωνο στον οδοντίατρο. Τελείωμα της αναφοράς. Απλά πράγματα. Όμως το Todoist έχει projects, ετικέτες, φίλτρα, προτεραιότητες, υπενθυμίσεις, ενσωματώσεις, σχόλια, επαναλαμβανόμενες ημερομηνίες, πίνακες Kanban και ένα σύστημα «karma» που μετατρέπει την παραγωγικότητά σου σε παιχνίδι. Και επειδή αυτές οι δυνατότητες υπάρχουν, νιώθεις ότι πρέπει να τις χρησιμοποιήσεις.
Κι εγώ τις χρησιμοποίησα. Περνούσα ολόκληρα βράδια της Κυριακής ανακατεύοντας το σύστημά μου. Χρωματίζοντας ετικέτες. Ρυθμίζοντας φίλτρα. Φτιάχνοντας την «τέλεια» διάταξη. Ήμουν παραγωγικός στο να είμαι παραγωγικός, αλλά όχι στα πράγματα που μετρούσαν πραγματικά.
Σου φαίνεται γνώριμο;
Η συνδρομή που αθροίζεται αθόρυβα
Υπάρχει και κάτι άλλο που δεν συζητιέται αρκετά. Η δωρεάν έκδοση του Todoist είναι περιορισμένη, και όταν έχεις χτίσει ολόκληρο το σύστημά σου πάνω της, η αναβάθμιση στο Pro μοιάζει αναπόφευκτη. Είναι 4 ή 5 δολάρια τον μήνα, που δεν ακούγεται πολλά. Όμως είναι μέρος ενός μεγαλύτερου μοτίβου.
Η εφαρμογή σημειώσεών σου έχει συνδρομή. Το ημερολόγιό σου έχει συνδρομή. Ο ιχνηλάτης συνηθειών, η αποθήκευση στο cloud, ο διαχειριστής κωδικών. Ξαφνικά πληρώνεις 30 με 50 δολάρια τον μήνα μόνο και μόνο για να λειτουργεί η ψηφιακή σου ζωή. Αν έχεις κοιτάξει ποτέ τις επαναλαμβανόμενες χρεώσεις σου και ένιωσες εκείνο το βύθισμα στο στομάχι, δεν είσαι μόνος. Η κόπωση από τις συνδρομές είναι υπαρκτό πρόβλημα και κατατρώει τόσο τον προϋπολογισμό σου όσο και το κίνητρό σου.
Άρχισα να αναρωτιέμαι: χρειάζεται πραγματικά να πληρώνω κάθε μήνα για να θυμάμαι να αγοράσω αυγά;
Τι χρειαζόμουν πραγματικά (και τι όχι)
Αφού έσβησα το Todoist, πέρασα μια εβδομάδα με ένα απλό σημειωματάριο. Παλιά σχολή. Στυλό και χαρτί. Και ειλικρινά; Δούλεψε εκπληκτικά καλά. Μου έλειψε όμως η λίστα στο κινητό όταν ήμουν στο σούπερ μάρκετ. Μου έλειψε να τσεκάρω πράγματα με ένα άγγιγμα.
Αυτό που δεν μου έλειψε ήταν η πολυπλοκότητα. Δεν χρειαζόμουν:
- Projects και υπο-projects για μια λίστα του σούπερ μάρκετ
- Επίπεδα προτεραιότητας για τις δουλειές του σπιτιού
- Συγχρονισμό στο cloud σε πέντε συσκευές, ενώ χρησιμοποιώ μόνο το κινητό μου
- Λογαριασμό και σύνδεση μόνο και μόνο για να γράψω «πάρε τα ρούχα από το καθαριστήριο»
- Προτάσεις εργασιών από τεχνητή νοημοσύνη για πράγματα που ήδη ξέρω ότι πρέπει να κάνω
Χρειαζόμουν μια απλή λίστα που μηδενίζεται όταν τελειώνω μαζί της, μένει στο κινητό μου και δεν με αναγκάζει να φτιάξω άλλον έναν λογαριασμό με άλλον έναν κωδικό.
Η εναλλακτική του Todoist για την οποία δεν μιλάει κανείς
Όλο και περισσότεροι άνθρωποι απομακρύνονται από τα πολύπλοκα συστήματα παραγωγικότητας και γυρίζουν σε πιο απλά, πιο συνειδητά εργαλεία. Όχι επειδή οι μεγάλες εφαρμογές είναι κακές, αλλά επειδή φτιάχνονται για χρήστες που διαχειρίζονται ομάδες και προθεσμίες, όχι για απλούς ανθρώπους που διαχειρίζονται μια συνηθισμένη Τρίτη.
Τελικά βρήκα το sLists και ήταν σαν καθαρός αέρας. Δεν χρειάζεται λογαριασμός. Δεν έχει συνδρομή. Δεν υπάρχει cloud, εκτός αν ενεργοποιήσω τον Συγχρονισμό. Μόνο λίστες που ζουν στο κινητό σου και, αυτό είναι το κομμάτι που αγαπώ, μπορούν να μηδενίζονται αυτόματα με πρόγραμμα. Η λίστα του σούπερ μάρκετ μηδενίζεται κάθε Κυριακή. Η λίστα της πρωινής ρουτίνας μηδενίζεται κάθε μέρα. Δεν οργανώνω τίποτα. Απλώς τη χρησιμοποιώ.
Είναι το είδος της εφαρμογής που παραμερίζει και σε αφήνει να κάνεις τη δουλειά σου, αυτό που θα έπρεπε να ήταν από την αρχή μια εφαρμογή to-do.
Πέντε σημάδια ότι η εφαρμογή to-do σου περιπλέκει τη ζωή σου
Αν αναρωτιέσαι μήπως έπεσες στην ίδια παγίδα με μένα, να μερικά καμπανάκια:
1. Ξοδεύεις περισσότερο χρόνο οργανώνοντας εργασίες παρά εκτελώντας τες. Αν η εβδομαδιαία ανασκόπηση σου παίρνει περισσότερο χρόνο από την ολοκλήρωση των εργασιών της λίστας, κάτι δεν πάει καλά. 2. Νιώθεις ενοχές όταν το σύστημά σου ανακατεύεται. Μια εφαρμογή to-do πρέπει να μειώνει το άγχος, όχι να το δημιουργεί. Αν ένα ανοργάνωτο εισερχόμενο σου προκαλεί ανησυχία, το εργαλείο δουλεύει εναντίον σου. 3. Έχεις δει tutorials για το πώς να χρησιμοποιήσεις την εφαρμογή λιστών σου. Σκέψου το λίγο. Χρειάστηκες tutorial για να μάθεις να φτιάχνεις μια λίστα. Αυτό δείχνει ότι το εργαλείο είναι υπερβολικά πολύπλοκο για τη δουλειά. 4. Πληρώνεις κάθε μήνα για δυνατότητες που δεν χρησιμοποιείς. Έλεγξε ειλικρινά τι χρησιμοποιείς. Χρησιμοποιείς πίνακες Kanban; Ενσωματώσεις; Λειτουργίες ομάδας; Ή απλώς φτιάχνεις λίστες; 5. Έχεις «ξεκινήσει από την αρχή» περισσότερες από μία φορές. Αν έχεις σβήσει ολόκληρο το σύστημά σου και το έχεις ξαναχτίσει από το μηδέν, μάλλον το ίδιο το σύστημα είναι το εμπόδιο, όχι η πειθαρχία σου.Πώς είναι στην πράξη η επιστροφή στα βασικά
Να πώς είναι το σύστημά μου τώρα, και θέλει περίπου μηδέν λεπτά την εβδομάδα συντήρηση:
Καθημερινή λίστα. Μια σύντομη λίστα με 3 έως 5 πράγματα που θέλω να κάνω σήμερα. Μηδενίζεται κάθε πρωί. Χωρίς ενοχές για ό,τι έμεινε. Λίστα για το σούπερ μάρκετ. Προσθέτω πράγματα όποτε τα σκέφτομαι μέσα στην εβδομάδα. Όταν τελειώσω τα ψώνια, μηδενίζεται. Καθαρή αρχή για την επόμενη εβδομάδα. Εργασίες του Σαββατοκύριακου. Πράγματα όπως «καθάρισε το μπάνιο» και «τηλεφώνησε στη μαμά». Μηδενίζεται τη Δευτέρα.Αυτό είναι όλο. Τρεις λίστες. Χωρίς projects, χωρίς ετικέτες, χωρίς πόντους karma. Ανοίγω την εφαρμογή, βλέπω τι πρέπει να γίνει και την κλείνω. Όλη η διαδικασία παίρνει δευτερόλεπτα.
Η πλευρά του απορρήτου που οι περισσότεροι προσπερνούν
Υπάρχει κι ένας άλλος λόγος που απομακρύνθηκα από τους διαχειριστές εργασιών στο cloud, και μετράει περισσότερο απ' όσο συνειδητοποιούν οι περισσότεροι. Κάθε εργασία που πληκτρολογείς σε μια εφαρμογή με συγχρονισμό ανεβαίνει σε κάποιον διακομιστή. Αυτό σημαίνει ότι μια εταιρεία έχει ένα αναλυτικό αρχείο με τις καθημερινές σου συνήθειες, τα καταναλωτικά σου μοτίβα, τους στόχους υγείας σου, τις οικονομικές σου υποχρεώσεις.
Οι περισσότεροι δεν θα δίναμε το προσωπικό μας ημερολόγιο σε έναν άγνωστο. Αυτό όμως ουσιαστικά κάνουμε όταν χρησιμοποιούμε εφαρμογές που απαιτούν λογαριασμούς και αποθήκευση στο cloud για βασικές λειτουργίες. Για κάτι τόσο προσωπικό όσο μια λίστα εργασιών, το να κρατάς τα δεδομένα σου στη συσκευή σου έχει απλώς νόημα. Κι αν το απόρρητο σε νοιάζει και σε άλλες πτυχές της ζωής σου, αξίζει να καταλάβεις τι κοστίζουν πραγματικά οι «δωρεάν» εφαρμογές.
Δεν είναι θέμα να είσαι κατά της τεχνολογίας
Θέλω να είμαι σαφής. Δεν προτείνω σε όλους να παρατήσουν το Todoist ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή. Αν είσαι project manager και συντονίζεις μια ομάδα δώδεκα ατόμων, μάλλον χρειάζεσαι αυτές τις δυνατότητες. Αν αγαπάς να χτίζεις συστήματα και να τελειοποιείς ροές εργασίας, με το καλό.
Αν όμως είσαι ένας απλός άνθρωπος που θέλει να θυμάται τα αυγά, να τελειώνει μερικές δουλειές μετά το γραφείο και να συνεχίζει με το βράδυ του, δεν χρειάζεσαι λογισμικό φτιαγμένο για επιχειρησιακή παραγωγικότητα. Χρειάζεσαι μια λίστα.
Το πραγματικό κόλπο παραγωγικότητας
Οι πιο παραγωγικοί άνθρωποι που ξέρω δεν έχουν τα πιο φανταχτερά εργαλεία. Έχουν τα πιο απλά. Γράφουν τα πράγματα, τα κάνουν και συνεχίζουν τη ζωή τους. Δεν βελτιστοποιούν το σύστημά τους. Βελτιστοποιούν τον χρόνο τους.
Η επιστροφή στα βασικά δεν ήταν υποβάθμιση. Ήταν η πιο ελευθερωτική απόφαση παραγωγικότητας που έχω πάρει εδώ και χρόνια. Λιγότερος χρόνος στη διαχείριση. Λιγότερος χρόνος στην οργάνωση. Λιγότερος χρόνος με την αίσθηση ότι έχω μείνει πίσω. Περισσότερος χρόνος για να ζω πραγματικά.
Οι ρουτίνες σου. Οι λίστες σου. Ο χρόνος σου πίσω.
