Ξέρεις ότι αυτή η δουλειά θέλει δύο λεπτά, σωστά;
Την κοιτάς εδώ και τρεις μέρες. «Απάντηση σε εκείνο το email.» «Μάζεμα των καθαρών ρούχων.» «Κλείσιμο ραντεβού στον οδοντίατρο.» Η καθεμία θα έπαιρνε μετά βίας δύο λεπτά, κι όμως βρίσκονται στη λίστα σου τόσο καιρό που έχουν σκονίσει.
Δεν είσαι τεμπέλης. Δεν είσαι «χαλασμένος». Απλώς έχεις κουραστεί από το φορτίο, και ο εγκέφαλός σου κάνει ό,τι κάνουν οι εγκέφαλοι που νιώθουν κατάκοποι: αποφεύγει τα πάντα, ακόμα και τα εύκολα.
Τι είναι ο κανόνας των 2 λεπτών;
Η ιδέα είναι όμορφα απλή. Αν μια δουλειά παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, κάν' τη τώρα. Μην τη γράψεις. Μην τη σχεδιάσεις. Μην πεις «θα το δω αργότερα». Απλώς κάν' τη.
Ο David Allen έκανε γνωστή αυτή την ιδέα στο κλασικό βιβλίο παραγωγικότητας Getting Things Done, και έμεινε στο προσκήνιο για καλό λόγο. Δουλεύει. Όχι επειδή είναι έξυπνη, αλλά επειδή αφαιρεί τη διαδικασία λήψης απόφασης που γεννά την αναβλητικότητα εξαρχής.
Από τη στιγμή που σταματάς να συζητάς με τον εαυτό σου πότε θα κάνεις κάτι και απλώς το κάνεις, παίρνεις πίσω απίστευτα πολλή πνευματική ενέργεια.
Γιατί αναβάλλουμε τις μικρές δουλειές
Να το παράξενο. Συνήθως δεν αναβάλλουμε τα μεγάλα, σημαντικά project (ε, καμιά φορά και αυτά). Αναβάλλουμε τα μικρά και βαρετά. Αυτά που θα έπρεπε να γίνονται χωρίς κόπο.
Υπάρχει ψυχολογικός λόγος. Ο εγκέφαλός σου αντιμετωπίζει κάθε στοιχείο της λίστας ως «ανοιχτό κύκλο», μια μικρή κλωστή ανολοκλήρωτης δουλειάς. Όταν η λίστα έχει 30 στοιχεία, ο εγκέφαλός σου ζογκλάρει 30 ανοιχτούς κύκλους. Αυτό είναι εξαντλητικό, ακόμα κι αν οι μισοί είναι του στυλ «στείλε μήνυμα στη μαμά».
Έτσι, αντί να πιάσει ένα συγκεκριμένο στοιχείο, ο εγκέφαλός σου απλώς... κλείνει. Μπαίνει σε λειτουργία αποφυγής. Σκρολάρεις στο κινητό, τακτοποιείς το γραφείο ή αποφασίζεις ξαφνικά ότι η κουζίνα θέλει γενική καθαριότητα.
Αν η λίστα σου έχει γίνει ανεξέλεγκτη, ίσως αξίζει να την περιορίσεις σε ό,τι πραγματικά μετράει πριν εφαρμόσεις τον κανόνα των 2 λεπτών. Μια πιο σύντομη λίστα κάνει πολύ πιο εύκολο να εντοπίσεις τις γρήγορες νίκες.
Πώς να χρησιμοποιήσεις στην πράξη τον κανόνα των 2 λεπτών
Ας γίνουμε πρακτικοί. Να πώς θα ενσωματώσεις τον κανόνα στη μέρα σου χωρίς να το σκέφτεσαι υπερβολικά.
1. Κάνε μια γρήγορη ματιά το πρωί. Κοίτα τη λίστα σου. Υπάρχει κάτι που θα έπαιρνε δύο λεπτά ή λιγότερο; Ξεμπέρδεψέ το πριν ξεκινήσεις την «κανονική» δουλειά σου. Μια γρήγορη απάντηση σε μήνυμα, η πληρωμή ενός λογαριασμού, το σκούπισμα του πάγκου. Έγινε, έγινε, έγινε. 2. Εφάρμοσέ τον σε πραγματικό χρόνο. Προέκυψε κάτι μέσα στη μέρα; Πριν το προσθέσεις στη λίστα, ρώτα τον εαυτό σου: «Μπορώ να το κάνω σε λιγότερο από δύο λεπτά;» Αν ναι, φρόντισέ το επιτόπου. Το να το γράψεις, να το θυμηθείς αργότερα και μετά να το κάνεις παίρνει στην πραγματικότητα περισσότερο χρόνο από το να το κάνεις αμέσως. 3. Ομαδοποίησε τις σχεδόν δίλεπτες δουλειές. Κάποιες δουλειές πλησιάζουν τα δύο λεπτά αλλά δεν τα φτάνουν. Να ξεδιαλέξεις μερικά χαρτιά, να τακτοποιήσεις ένα ράφι, να τσεκάρεις έναν αριθμό αποστολής. Βάλε τρεις-τέσσερις μαζί για ένα γρήγορο 10λεπτο. Θα εκπλαγείς πόσο ελαφρύτερη φαίνεται η λίστα σου μετά. 4. Κράτα τη λίστα για τα σοβαρά. Όταν καθαρίσεις τις γρήγορες νίκες, η λίστα σου γίνεται αυτό που πρέπει να είναι: μια εστιασμένη συλλογή από πράγματα που πραγματικά χρειάζονται τον χρόνο και την προσοχή σου. Όχι νεκροταφείο από «θα το κάνω κάποια στιγμή».Καταστάσεις της καθημερινότητας όπου ο κανόνας λάμπει
Το βουνό των email. Έχεις 15 αδιάβαστα μηνύματα. Τα οκτώ θέλουν μια απάντηση μίας γραμμής. Αντί να τα βάλεις όλα στο «θα τα δω αργότερα», ξόδεψε έξι λεπτά και καθάρισε οκτώ email. Τώρα σου μένουν μόνο επτά, και είναι αυτά που πραγματικά θέλουν σκέψη. Η σπείρα των θεμάτων που πρέπει να τακτοποιήσεις. Λες συνέχεια στον εαυτό σου ότι θα πάρεις τηλέφωνο τον οδοντίατρο, θα παραδώσεις εκείνη την επιστροφή και θα πάρεις μπαταρίες. Το καθένα είναι ένα δίλεπτο τηλεφώνημα ή μια γρήγορη στάση. Αλλά μαζεμένα στο μυαλό σου μοιάζουν με project ολόκληρου απογεύματος. Χώρισέ τα. Κάνε τα τηλεφωνήματα τώρα. Η στάση γίνεται στην επόμενη έξοδό σου. Η ακαταστασία του σπιτιού. Πιάτα στον νεροχύτη, παπούτσια στην πόρτα, ένα μπουφάν στην καρέκλα. Τίποτα από αυτά δεν παίρνει πάνω από 60 δευτερόλεπτα. Όταν όμως μαζεύονται, ο χώρος σου αρχίζει να μοιάζει χαοτικός, και αυτό το χάος τροφοδοτεί τον κύκλο της αναβλητικότητας. Λίγες μικρές κινήσεις μπορούν να αλλάξουν ολόκληρο το περιβάλλον σου.Το φαινόμενο του κυματισμού από τις μικρές νίκες
Να τι δεν σου λέει κανείς για τον κανόνα των 2 λεπτών. Το νόημα δεν είναι οι ίδιες οι δουλειές. Είναι η ορμή.
Η ολοκλήρωση ακόμα και μιας μικρής δουλειάς δίνει στον εγκέφαλό σου μια μικρή δόση ικανοποίησης. Αυτό το συναίσθημα χτίζεται. Αφού καθαρίσεις τρία-τέσσερα γρήγορα στοιχεία, συχνά βρίσκεσαι να περνάς φυσικά σε μεγαλύτερες δουλειές. Όχι επειδή αναγκάστηκες, αλλά επειδή είσαι ήδη σε κίνηση.
Γι' αυτό η δημιουργία μιας καθημερινής συνήθειας check-in μπορεί να είναι τόσο δυνατή. Οι μικρές, σταθερές ενέργειες συσσωρεύονται με τον καιρό. Ο κανόνας των 2 λεπτών είναι απλώς μια ακόμα εκδοχή της ίδιας αρχής.
Και οι επαναλαμβανόμενες γρήγορες δουλειές;
Κάποιες δίλεπτες δουλειές επιστρέφουν κάθε μέρα ή κάθε εβδομάδα. Να βγάλεις τα ανακυκλώσιμα. Να σκουπίσεις το τραπέζι της κουζίνας. Να δεις το πρόγραμμα της επόμενης μέρας.
Για αυτές, μια απλή επαναλαμβανόμενη λίστα μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική από τη μνήμη και μόνο. Αν σου αρέσουν τα εργαλεία που δεν σε ενοχλούν, το sLists διαθέτει δυνατότητα αυτόματης επαναφοράς που ανανεώνει μόνη της τις ημερήσιες ή εβδομαδιαίες λίστες σου. Χωρίς λογαριασμό, χωρίς φασαρία και χωρίς συγχρονισμό στο cloud αν δεν το θέλεις. Απλώς μια καθαρή λίστα που σε περιμένει κάθε πρωί.
Το κλειδί με τις επαναλαμβανόμενες δουλειές είναι να αφαιρέσεις την προσπάθεια του να τις θυμάσαι. Όταν είναι ήδη απλωμένες μπροστά σου, ο κανόνας των 2 λεπτών γίνεται σχεδόν αυτόματος.
Όταν ο κανόνας των 2 λεπτών δεν ισχύει
Μια σύντομη σημείωση για τα όρια. Ο κανόνας δεν προορίζεται για τα πάντα.
Αν είσαι μέσα σε βαθιά, συγκεντρωμένη δουλειά, μην αφήνεις κάθε μικροδουλειά να σε τραβάει μακριά. Ο κανόνας των 2 λεπτών δουλεύει καλύτερα στις μεταβάσεις: στην αρχή της μέρας, ανάμεσα σε συναντήσεις ή σε μια φυσική παύση. Το να διακόπτεις τον εαυτό σου κάθε πέντε λεπτά για να φροντίσεις μικροδουλειές εκμηδενίζει τον σκοπό.
Επίσης, αν μια δουλειά φαίνεται να παίρνει δύο λεπτά αλλά στην πραγματικότητα απαιτεί αποφάσεις, έρευνα ή συναισθηματική ενέργεια, δεν είναι δίλεπτη δουλειά. Το «απάντησε σε εκείνο το δύσκολο email του ιδιοκτήτη σου» μπορεί τεχνικά να θέλει δύο λεπτά πληκτρολόγησης, αλλά το ψυχικό φορτίο είναι πολύ βαρύτερο. Δώσε σε τέτοιες δουλειές τον δικό τους χώρο.
Συνδύασέ τον με ένα πιο απλό σύστημα
Ένας λόγος που μαζεύονται οι μικρές δουλειές είναι ότι τα συστήματα παραγωγικότητάς μας είναι υπερβολικά πολύπλοκα. Αν για να προσθέσεις μια δουλειά στην εφαρμογή σου χρειάζονται πέντε πατήματα, επιλογή κατηγορίας, ημερομηνία λήξης και επίπεδο προτεραιότητας, θα την προσπεράσεις. Και τότε αυτή θα μένει στο μυαλό σου χωρίς να πληρώνει ενοίκιο.
Το καλύτερο σύστημα είναι αυτό που θα χρησιμοποιείς πραγματικά. Κάτι ελαφρύ, ιδιωτικό και γρήγορο. Αν σου μιλάει ο ψηφιακός μινιμαλισμός, σκέψου αν η τωρινή σου διάταξη σε βοηθά ή απλώς προσθέτει ένα ακόμα επίπεδο πολυπλοκότητας.
Ξεκίνα από σήμερα
Δεν χρειάζεται να αναθεωρήσεις ολόκληρο το σύστημα παραγωγικότητάς σου. Χρειάζεται μόνο να πιάσεις τον εαυτό σου την επόμενη φορά που θα σκεφτεί «θα το κάνω αργότερα» και να κάνεις μία ερώτηση: «Θα έπαιρνε λιγότερο από δύο λεπτά;»
Αν η απάντηση είναι ναι, κάν' το τώρα. Δες τι θα συμβεί στη λίστα σου, στο άγχος σου και στην ορμή σου την επόμενη εβδομάδα.
Οι μικρές δουλειές δεν αξίζουν μεγάλο χώρο στο μυαλό. Ξεμπέρδεψέ τες γρήγορα, κράτα τη λίστα σου εστιασμένη και ξόδεψε την ενέργειά σου σε όσα πραγματικά μετράνε.
Οι ρουτίνες σου. Οι λίστες σου. Ο χρόνος σου πίσω.
