Ξέρετε αυτό το ενοχλητικό συναίσθημα; Μάλλον είναι μια δουλειά δύο λεπτών
Κάθεστε στο γραφείο σας και προσπαθείτε να συγκεντρωθείτε σε κάτι σημαντικό. Στο πίσω μέρος του μυαλού σας, όμως, μια μικρή φωνή ψιθυρίζει συνέχεια. «Απάντησες σε εκείνο το email;» «Πρέπει να μετατάξεις εκείνο το ραντεβού.» «Ο κάδος της κουζίνας είναι γεμάτος.»
Καμία από αυτές τις δουλειές δεν είναι δύσκολη. Καμία δεν παίρνει πολλή ώρα. Μαζί όμως δημιουργούν μια ομίχλη που κάνει τα πάντα να φαίνονται πιο βαριά απ' όσο πραγματικά είναι.
Αυτό είναι η νοητική ακαταστασία. Και ένας από τους πιο απλούς τρόπους να την ξεπεράσετε προέρχεται από τη μεθοδολογία Getting Things Done (GTD) του David Allen. Λέγεται κανόνας των δύο λεπτών του GTD και ίσως είναι το πιο υποτιμημένο κόλπο παραγωγικότητας που υπάρχει.
Τι είναι ο κανόνας των δύο λεπτών;
Η ιδέα είναι πανέμορφα απλή. Αν μια εργασία παίρνει δύο λεπτά ή λιγότερο, την κάνετε αμέσως. Δεν τη σημειώνετε. Δεν τη βάζετε για αργότερα. Δεν την προσθέτετε σε έναν πίνακα έργων με τρεις ετικέτες και προθεσμία. Απλώς την κάνετε.
Απαντήστε σε εκείνο το μήνυμα. Σκουπίστε τον πάγκο. Αρχειοθετήστε εκείνο το έγγραφο. Επιβεβαιώστε εκείνο το ραντεβού.
Η λογική είναι ότι η προσπάθεια να παρακολουθείτε, να θυμάστε και να διαχειρίζεστε αυτές τις μικρές δουλειές σας κοστίζει περισσότερη ενέργεια από το να τις ξεμπερδέψετε επί τόπου. Δύο λεπτά δράσης γλιτώνουν είκοσι λεπτά νοητικού φόρτου.
Γιατί οι μικρές δουλειές προκαλούν μεγάλο άγχος
Πίσω από αυτό κρύβεται μια ψυχολογική αρχή, το φαινόμενο Zeigarnik. Ο εγκέφαλός σας κρατά πιο σφιχτά τις ανολοκλήρωτες εργασίες απ' όσο τις ολοκληρωμένες. Κάθε «θα το κάνω αργότερα» μένει ενεργό στο παρασκήνιο, στραγγίζει αθόρυβα την προσοχή σας και προσθέτει στο άγχος σας.
Φανταστείτε κάθε μικρή ανεκτέλεστη δουλειά σαν μια καρτέλα του προγράμματος περιήγησης που τρέχει στο παρασκήνιο. Μία ή δύο καρτέλες; Κανένα πρόβλημα. Είκοσι ή τριάντα ανοιχτές καρτέλες όμως θα επιβραδύνουν τα πάντα.
Ο κανόνας των δύο λεπτών του GTD είναι σαν να κλείνετε αυτές τις καρτέλες σε πραγματικό χρόνο. Επεξεργάζεστε τα μικρά πράγματα όπως έρχονται, ώστε ο νους σας να μένει καθαρός για τη δουλειά που έχει πραγματικά σημασία.
Πώς λειτουργεί στην πράξη
Ας δούμε ένα πραγματικό πρωινό. Ξυπνάτε, παίρνετε το κινητό σας και αμέσως παρατηρείτε τρία πράγματα: ένα μήνυμα από τον ιδιοκτήτη του σπιτιού για μια επίσκεψη συντήρησης, μια υπενθύμιση να αγοράσετε μπαταρίες και μια ειδοποίηση ότι το δέμα σας έχει αποσταλεί.
Χωρίς τον κανόνα των δύο λεπτών, σκέφτεστε «θα τα δω όλα αυτά αργότερα» και φεύγετε για τη δουλειά. Αυτά τα τρία πράγματα μένουν στο πίσω μέρος του μυαλού σας όλη μέρα. Με τον κανόνα των δύο λεπτών, απαντάτε στον ιδιοκτήτη (30 δευτερόλεπτα), προσθέτετε τις μπαταρίες στη λίστα με τα ψώνια σας (15 δευτερόλεπτα) και κλείνετε την ειδοποίηση αποστολής (5 δευτερόλεπτα). Τέλος. Το πρωί σας ξεκινά καθαρό.Εδώ μια απλή λίστα χωρίς περισπασμούς γίνεται ο καλύτερός σας φίλος. Δεν παίρνουν όλα λιγότερο από δύο λεπτά, και όσα δεν παίρνουν χρειάζονται ένα μέρος να καταλήξουν. Μια λίστα γρήγορης καταγραφής σάς επιτρέπει να σημειώνετε ό,τι απαιτεί περισσότερο χρόνο, ώστε να επιστρέψετε σε αυτό με καθαρό μυαλό.
Ο κανόνας των δύο λεπτών συναντά τη λίστα σας
Δείτε πώς μπορείτε να συνδυάσετε τον κανόνα των δύο λεπτών με μια βασική ροή εργασίας με λίστα:
1. Κάντε μια γρήγορη σάρωση. Κοιτάξτε τη λίστα σας μία φορά το πρωί. Υπάρχει κάτι που θα έπαιρνε δύο λεπτά ή λιγότερο; Ξεμπερδέψτε το αμέσως. 2. Επεξεργαστείτε τις νέες εργασίες. Μέσα στην ημέρα, όταν προκύπτει κάτι, κάντε στον εαυτό σας μία μόνο ερώτηση: «Μπορώ να το κάνω σε δύο λεπτά;» Αν ναι, κάντε το. Αν όχι, προσθέστε το στη λίστα σας και προχωρήστε. 3. Σάρωση τέλους ημέρας. Πριν κλείσετε την ημέρα, ρίξτε άλλη μια ματιά στη λίστα σας. Συχνά θα βρείτε ότι κάποια στοιχεία έχουν γίνει δουλειές δύο λεπτών, τώρα που έχετε περισσότερο πλαίσιο ή πληροφορίες.Αυτή η προσέγγιση δουλεύει ιδιαίτερα καλά με λίστες που μηδενίζονται αυτόματα για επαναλαμβανόμενες ρουτίνες. Η καθημερινή σας λίστα μηδενίζεται κάθε πρωί και μπορείτε να περάσετε γρήγορα τα μικρά πρώτα, πριν πιάσετε τα μεγαλύτερα.
Τι θεωρείται δουλειά δύο λεπτών;
Θα εκπλαγείτε πόσα πράγματα χωράνε σε αυτό το χρονικό περιθώριο. Ορισμένα συνηθισμένα παραδείγματα:
- Η απάντηση σε ένα σύντομο email ή μήνυμα
- Η έξοδος των ανακυκλώσιμων
- Το κλείσιμο ενός ραντεβού που αναβάλλετε
- Η πληρωμή ενός μικρού λογαριασμού online
- Το κρέμασμα των ρούχων αντί να τα πετάτε στην καρέκλα
- Η διαγραφή από εκείνο το ενημερωτικό δελτίο που δεν διαβάζετε ποτέ
- Η ενημέρωση της λίστας με τα ψώνια πριν πάτε στο σούπερ μάρκετ
Το κλειδί είναι να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας για τον χρόνο. Αν πιάσετε τον εαυτό σας να σκέφτεται «αυτό θα πάρει μόνο δύο λεπτά» για κάτι που σαφώς θέλει τριάντα, βάλτε το στη λίστα. Ο κανόνας δουλεύει μόνο όταν σέβεστε τα όριά του.
Πότε να μην τον χρησιμοποιείτε
Ο κανόνας των δύο λεπτών έχει ένα αγκάθι. Αν βρίσκεστε στη μέση βαθιάς, συγκεντρωμένης δουλειάς, το να πηδάτε συνεχώς σε μικρές εργασίες θα καταστρέψει τη ροή σας. Ο κανόνας δουλεύει καλύτερα στις στιγμές μετάβασης: όταν ξεκινάτε τη μέρα σας, ανάμεσα σε συναντήσεις, όταν ολοκληρώνετε ένα μπλοκ εργασίας ή σε μια φυσική παύση.
Είναι εργαλείο για την επεξεργασία, όχι για τη διακοπή. Αν είστε βυθισμένοι στη συγκέντρωση και σας έρθει στον νου μια μικρή δουλειά, σημειώστε την γρήγορα και επιστρέψτε σε αυτήν στο επόμενο διάλειμμά σας. Αυτό είναι ακριβώς το νόημα του να έχετε μια ελαφριά λίστα κοντά σας.
Μια εφαρμογή όπως η sLists ταιριάζει εδώ γιατί λειτουργεί πρώτα εκτός σύνδεσης και δεν απαιτεί λογαριασμό. Την ανοίγετε, καταγράφετε τη σκέψη και επιστρέφετε αμέσως σε ό,τι κάνατε. Χωρίς οθόνη σύνδεσης, χωρίς καθυστέρηση συγχρονισμού, χωρίς τριβή.
Το σωρευτικό όφελος του να ξεμπερδεύετε με τις μικρές δουλειές
Να τι δεν περιμένουν οι περισσότεροι. Το μεγαλύτερο όφελος του κανόνα των δύο λεπτών δεν είναι ο χρόνος που κερδίζετε σε κάθε εργασία ξεχωριστά. Είναι η σωρευτική ανακούφιση του να μην κουβαλάτε αυτές τις δουλειές μαζί σας.
Μετά από μια εβδομάδα εξάσκησης, πολλοί άνθρωποι περιγράφουν ότι νιώθουν πιο ελαφριοί. Όχι επειδή άλλαξε ο φόρτος εργασίας τους, αλλά επειδή έπεσε ο θόρυβος του παρασκηνίου. Λιγότερα ανοιχτά θέματα σημαίνουν περισσότερο νοητικό εύρος ζώνης για όσα πραγματικά σας ενδιαφέρουν.
Μοιάζει με το πώς η τακτοποίηση της ψηφιακής σας ζωής δημιουργεί χώρο που δεν ξέρατε ότι σας έλειπε. Μικρές αλλαγές στον τρόπο που επεξεργάζεστε τις καθημερινές εργασίες μπορούν να αλλάξουν ολόκληρη τη σχέση σας με την παραγωγικότητα.
Ξεκινήστε σήμερα. Ξεκινήστε από το μικρό.
Δεν χρειάζεστε ένα νέο σύστημα. Δεν χρειάζεται να διαβάσετε ολόκληρο το βιβλίο του GTD (αν και αξίζει). Χρειάζεται μόνο να κάνετε στον εαυτό σας μία ερώτηση την επόμενη φορά που μια μικρή δουλειά θα σταθεί στον δρόμο σας:
«Θα πάρει λιγότερο από δύο λεπτά; Τότε θα το κάνω τώρα.»
Δοκιμάστε το για μία μέρα. Μετά για μία εβδομάδα. Προσέξτε πώς νιώθουν τα βράδια σας όταν δεν κουβαλάτε νοητικά έναν σωρό από μικρά ανεκτέλεστα πράγματα.
Ο κανόνας των δύο λεπτών του GTD δεν έχει να κάνει με το να κάνετε περισσότερα. Έχει να κάνει με το να αφήσετε πίσω τα μικροπράγματα, ώστε να είστε πραγματικά παρόντες για όλα τα υπόλοιπα.
Οι ρουτίνες σας. Οι λίστες σας. Ο χρόνος σας πίσω.
