Ξέρεις ήδη πώς να τα βγάζεις πέρα
Γύρω από την παραγωγικότητα έχει στηθεί μια ολόκληρη βιομηχανία. Εφαρμογές με πίνακες kanban, αυτόματη ιεράρχηση, εμφωλευμένες υποεργασίες και χρωματιστές ετικέτες. Όμως αυτό που ανακαλύπτουν οι περισσότεροι αφού τα δοκιμάσουν όλα είναι το εξής: μια απλή λίστα δουλεύει.
Η μέθοδος Getting Things Done (GTD) του David Allen κυκλοφορεί εδώ και πάνω από δύο δεκαετίες. Στον πυρήνα της δεν έχει φανταχτερά εργαλεία ή σύνθετες διαδικασίες. Έχει να κάνει με το να βγάλεις τα πάντα από το κεφάλι σου και να τα βάλεις σε ένα σύστημα που εμπιστεύεσαι. Η απλή μέθοδος GTD ξεκινά από μία ιδέα: το μυαλό σου είναι για να έχει ιδέες, όχι για να τις κουβαλά.
Το πρόβλημα δεν είσαι εσύ, είναι το χάος
Σκέψου μια συνηθισμένη πρωινή στιγμή. Ξυπνάς και θυμάσαι ότι πρέπει να στείλεις email στον ιδιοκτήτη, να αγοράσεις οδοντόκρεμα, να κλείσεις ραντεβού στον κτηνίατρο και να τελειώσεις την αναφορά μέχρι την Πέμπτη. Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο. Να τα κουβαλάς όλα στο κεφάλι σου όμως; Αυτό εξαντλεί.
Το GTD το λέει «ανοιχτούς βρόχους». Κάθε ημιτελής εργασία ή απόφαση που εκκρεμεί πιάνει χώρο στο μυαλό σου, ακόμα κι όταν δεν σκέφτεσαι ενεργά γι' αυτήν. Η λύση δεν είναι η πειθαρχία ή η κινητοποίηση. Είναι μια λίστα.
Γράψ' τα όλα. Το καθετί. Μόλις καταγραφεί κάπου που εμπιστεύεσαι, το μυαλό σου το αφήνει. Εκεί βρίσκεται η μαγεία.Το GTD, απογυμνωμένο σε ό,τι πραγματικά δουλεύει
Το πλήρες πλαίσιο του GTD έχει πέντε στάδια: καταγραφή, αποσαφήνιση, οργάνωση, επισκόπηση και δράση. Αν θέλεις να εμβαθύνεις, το βιβλίο του Allen αξίζει να το διαβάσεις. Δεν χρειάζεται όμως να κατακτήσεις ολόκληρο το σύστημα για να δεις αποτελέσματα.
Να η απλοποιημένη εκδοχή που δουλεύει για τους περισσότερους:
1. Κατάγραψε τα πάντα. Μόλις μια εργασία, μια ιδέα ή μια υπενθύμιση περάσει από το μυαλό σου, γράψ' τη. Μην την κρίνεις, μην την ιεραρχήσεις. Απλώς βγάλ' τη από μέσα σου. 2. Αποφάσισε τι είναι πραγματικά πρακτέο. Μία φορά τη μέρα, κοίτα όσα έχεις καταγράψει. Αν κάτι παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά, κάν' το αμέσως. Αν χρειάζεται περισσότερο χρόνο, μένει στη λίστα. Αν δεν είναι κάτι που πραγματικά χρειάζεται να κάνεις, σβήσ' το. 3. Ομαδοποίησε ανά περιβάλλον. Δεν χρειάζεσαι 15 κατηγορίες. Δοκίμασε τρεις: τι κάνεις στο σπίτι, τι κάνεις στη δουλειά και τι κάνεις όταν είσαι έξω. Αυτό είναι όλο. 4. Κάνε εβδομαδιαία επισκόπηση. Αφιέρωσε δέκα λεπτά το βράδυ της Κυριακής (ή το πρωί της Δευτέρας, ό,τι σου ταιριάζει) για να δεις τις λίστες σου. Διέγραψε ό,τι ολοκληρώθηκε. Πρόσθεσε ό,τι είναι καινούργιο. Αυτό είναι το βήμα που οι περισσότεροι παραλείπουν, και είναι αυτό που κάνει όλα τα υπόλοιπα να δουλεύουν.«Το μυαλό σου είναι για να έχει ιδέες, όχι για να τις κουβαλά.» - David Allen
Γιατί οι περισσότερες εφαρμογές παραγωγικότητας τα δυσκολεύουν
Εδώ τα πράγματα γίνονται ειρωνικά. Κατεβάζεις μια εφαρμογή εργασιών για να απλοποιήσεις τη ζωή σου και ξαφνικά περνάς 20 λεπτά στήνοντας έργα, διαλέγοντας εικονίδια και συγχρονίζοντας σε τρεις συσκευές. Το εργαλείο που υποτίθεται ότι θα σου έσωζε χρόνο σου τρώει χρόνο.
Μια απλή μέθοδος GTD δεν χρειάζεται πολλά. Χρειάζεται ένα μέρος για να καταγράφεις γρήγορα, έναν τρόπο να τσεκάρεις ό,τι έγινε και, ίσως, έναν τρόπο να επαναφέρεις αυτόματα τις επαναλαμβανόμενες λίστες, ώστε οι καθημερινές και εβδομαδιαίες ρουτίνες σου να φροντίζουν μόνες τους τον εαυτό τους.
Γι' αυτό πολλοί άνθρωποι γυρίζουν στα βασικά. Όχι επειδή τα βασικά εργαλεία είναι της μόδας, αλλά επειδή αφαιρούν την τριβή. Και η τριβή είναι ο εχθρός κάθε συστήματος που προσπαθείς να κάνεις συνήθεια.
Στην πράξη: πώς μοιάζει στην πραγματική ζωή
Ας πούμε ότι είναι Τετάρτη. Κάθεσαι με τον καφέ σου και ανοίγεις τη λίστα σου. Μοιάζει κάπως έτσι:
- Να πάρω τηλέφωνο τον οδοντίατρο για αλλαγή ραντεβού
- Να παραλάβω τη συνταγή
- Να απαντήσω στη Μαρία για το Σάββατο
- Να ψάξω για καινούργια παπούτσια τρεξίματος
- Να καθαρίσω το ψυγείο
- Να στείλω το τιμολόγιο στον πελάτη
Τίποτα φανταχτερό. Χωρίς βαθμούς προτεραιότητας. Χωρίς αλγορίθμους προθεσμιών. Σαρώνεις τη λίστα, βλέπεις ότι δύο πράγματα μπορούν να γίνουν τώρα (το τηλεφώνημα και το email στη Μαρία) και τα κάνεις. Τα υπόλοιπα περιμένουν.
Μέχρι την Παρασκευή, τα περισσότερα έχουν διαγραφεί. Όχι επειδή είχες μια έκρηξη παραγωγικότητας, αλλά επειδή μια σύντομη, καθαρή λίστα κάνει τη δράση να μοιάζει εύκολη. Αυτή είναι η ψυχολογία πίσω από το GTD. Μειώνει το βάρος των αποφάσεων, που είναι αυτό που μας κάνει να αναβάλλουμε.
Η διάσταση της ιδιωτικότητας που δεν συζητά κανείς
Οι περισσότερες εφαρμογές εργασιών σήμερα θέλουν το email σου, την τοποθεσία σου, τα δεδομένα χρήσης σου. Κάποιες πουλάνε κιόλας αυτά τα δεδομένα σε τρίτους. Η λίστα εργασιών σου είναι εκπληκτικά προσωπική. Περιέχει τα ραντεβού σου με γιατρούς, τις οικονομικές σου υποχρεώσεις, τις υπενθυμίσεις για τις σχέσεις σου. Αυτές δεν είναι πληροφορίες που πρέπει να ζουν στον διακομιστή κάποιου άλλου.
Αν η ιδιωτικότητα σε νοιάζει, ψάξε εργαλεία που δουλεύουν χωρίς σύνδεση και δεν απαιτούν λογαριασμό. Το sLists είναι μία επιλογή που κάνει ακριβώς αυτό: μια απλή εφαρμογή λίστας εργασιών με λειτουργίες αυτόματης επαναφοράς, χωρίς εγγραφή και χωρίς ανιχνευτές τρίτων. Ταιριάζει εξαιρετικά στη λογική του GTD, γιατί δεν σε εμποδίζει και σε αφήνει να εστιάσεις σε ό,τι πραγματικά μετράει.
Συμβουλές για να κρατήσει η απλή μέθοδος GTD
Ξεκίνα γελοία μικρά. Μην προσπαθήσεις να οργανώσεις ολόκληρη τη ζωή σου την πρώτη μέρα. Άρχισε με μία λίστα για αύριο. Μόνο για αύριο. Εφάρμοσε θρησκευτικά τον κανόνα των δύο λεπτών. Αν κοιτάξεις μια εργασία και θα έπαιρνε λιγότερο από δύο λεπτά, κάν' τη αμέσως. Μην την προσθέσεις στη λίστα. Αυτή η μοναδική συνήθεια εξαφανίζει το μισό χάος που κουβαλούν οι περισσότεροι. Μην υπερκατηγοριοποιείς. Μόλις φτιάξεις την έκτη λίστα, μάλλον έχεις παρατραβήξει. Δύο ή τρεις λίστες καλύπτουν όσα χρειάζεται οποιοσδήποτε: μια καθημερινή λίστα, μια εβδομαδιαία και, ίσως, μια λίστα «κάποτε» για μεγαλύτερες ιδέες. Επισκόπηση, επισκόπηση, επισκόπηση. Η εβδομαδιαία επισκόπηση είναι αυτό που ξεχωρίζει όσους χρησιμοποιούν λίστες από όσους απλώς γράφουν πράγματα και τα ξεχνούν. Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη. Πέντε με δέκα λεπτά αρκούν. Συγχώρεσε τον εαυτό σου για την ατέλεια. Θα ξεχνάς να γράφεις πράγματα. Κάποιες εβδομάδες θα παραλείπεις την επισκόπηση. Δεν πειράζει. Το σύστημα δουλεύει επειδή επιστρέφεις σε αυτό, όχι επειδή δεν το εγκαταλείπεις ποτέ.Το απλό μεγαλώνει, το σύνθετο αποτυγχάνει
Υπάρχει λόγος που η μινιμαλιστική προσέγγιση της παραγωγικότητας συνεχίζει να κερδίζει οπαδούς. Τα σύνθετα συστήματα θέλουν συντήρηση. Τα απλά απλώς δουλεύουν.
Το GTD δεν ήταν ποτέ θέμα εργαλείου. Ήταν θέμα συνήθειας: να καταγράφεις, να αποφασίζεις και να πράττεις. Είτε χρησιμοποιείς σημειωματάριο, είτε αυτοκόλλητο σημείωμα, είτε μια εφαρμογή στο κινητό σου, η μέθοδος δουλεύει με τον ίδιο τρόπο. Το καλύτερο σύστημα είναι αυτό που θα χρησιμοποιήσεις πραγματικά αύριο το πρωί.
Ξεκίνα λοιπόν από μικρά. Γράψε πέντε πράγματα που πρέπει να κάνεις αυτή την εβδομάδα. Διέγραφέ τα καθώς προχωράς. Πρόσεξε πώς νιώθεις βλέποντας τη λίστα να μικραίνει.
Οι εργασίες σου. Οι λίστες σου. Ο χρόνος σου πίσω.
