Το ερώτημα του προγραμματισμού που κανείς δεν συζητά
Κάθεσαι το βράδυ της Κυριακής με μεγάλες φιλοδοξίες. Σχεδιάζεις ολόκληρη την εβδομάδα σου. Μέχρι την Τετάρτη, οι μισές εργασίες έχουν μεταφερθεί, έχουν προκύψει δύο νέες πυρκαγιές και το προσεγμένο σου πλάνο μοιάζει με λείψανο μιας πιο απλής εποχής.
Σου φαίνεται γνώριμο; Δεν είσαι ο μόνος.
Οι περισσότερες συμβουλές παραγωγικότητας σου λένε τι να προγραμματίσεις, αλλά προσπερνούν το πόσο συχνά να το κάνεις. Κι αυτός ο ρυθμός, είτε προγραμματίζεις καθημερινά είτε εβδομαδιαία, μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στο να νιώθεις ότι έχεις τον έλεγχο και στο να βλέπεις τη λίστα εργασιών σου να ξεφεύγει.
Γιατί ο ρυθμός του προγραμματισμού μετράει περισσότερο απ' όσο νομίζεις
Να τι συμβαίνει με τις λίστες εργασιών. Δεν αποτυγχάνουν επειδή είσαι τεμπέλης ή ανοργάνωτος. Αποτυγχάνουν επειδή το σύστημα πίσω από αυτές δεν ταιριάζει με τον τρόπο που κινείται πραγματικά η ζωή σου.
Ένα εβδομαδιαίο πλάνο προϋποθέτει ότι η εβδομάδα σου είναι προβλέψιμη. Ένα ημερήσιο πλάνο προϋποθέτει ότι έχεις χρόνο κάθε πρωί να καθίσεις και να σκεφτείς. Καμία από τις δύο παραδοχές δεν ισχύει πάντα, και σε αυτή την ένταση κολλάει η πλειονότητα των ανθρώπων.
Ο σωστός ρυθμός κρατά τη λίστα σου σύντομη, επίκαιρη και πραγματικά εφικτή. Ο λάθος την κάνει νεκροταφείο ημιτελών εργασιών. Αν η λίστα σου συνεχώς μεγαλώνει αντί να μικραίνει, το πρόβλημα ίσως δεν είναι οι ίδιες οι εργασίες. Ίσως είναι ο τρόπος που είναι δομημένη η λίστα σου.
Τα υπέρ του εβδομαδιαίου προγραμματισμού
Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός σου δίνει θέα από ψηλά. Βλέπεις τις προθεσμίες να πλησιάζουν, ομαδοποιείς παρόμοιες εργασίες και φροντίζεις να μην υπερφορτώνεις καμία μέρα.
Δουλεύει καλύτερα όταν:- Οι υποχρεώσεις σου είναι σχετικά προβλέψιμες
- Έχεις επαναλαμβανόμενες εργασίες που γίνονται συγκεκριμένες μέρες
- Θέλεις να προστατεύσεις χρόνο για μεγαλύτερα έργα που χρειάζονται συγκεντρωμένα μπλοκ
- Σου αρέσει να έχεις χάρτη πριν ξεκινήσει η εβδομάδα
Το μειονέκτημα; Η ζωή δεν συνεργάζεται πάντα με το πλάνο της Κυριακής. Ένα άρρωστο παιδί την Τρίτη, ένα επείγον αίτημα πελάτη την Τετάρτη, και ξαφνικά το προσεκτικά σχεδιασμένο πρόγραμμά σου χρειάζεται πλήρη ανασχεδιασμό.
Τα υπέρ του ημερήσιου προγραμματισμού
Ο ημερήσιος προγραμματισμός είναι αντιδραστικός με τον καλύτερο τρόπο. Κάθε πρωί (ή το προηγούμενο βράδυ) κοιτάς τι υπάρχει πραγματικά στο τραπέζι σου αυτή τη στιγμή και διαλέγεις τα τρία με πέντε πράγματα που μετράνε περισσότερο.
Δουλεύει καλύτερα όταν:- Οι μέρες σου είναι απρόβλεπτες
- Εναλλάσσεις πολλούς ρόλους ή υποχρεώσεις
- Τείνεις να προγραμματίζεις υπερβολικά και μετά να απογοητεύεσαι όταν τα πράγματα αλλάζουν
- Θέλεις μια νέα αρχή κάθε μέρα
Το μειονέκτημα; Χωρίς τη μεγάλη εικόνα, όσοι προγραμματίζουν καθημερινά μπορεί να χάσουν τους μακροπρόθεσμους στόχους τους. Μπορεί να τσακίζεις την ημερήσια λίστα σου, αλλά να μην καταφέρνεις ποτέ να ξεκινήσεις εκείνο το project που λες ότι θα ξεκινήσεις εδώ και τρεις μήνες.
Η υβριδική προσέγγιση (και γιατί κερδίζει)
Να τι δουλεύει πραγματικά για τους περισσότερους: χρησιμοποίησε και τα δύο.
Μια γρήγορη εβδομαδιαία ανασκόπηση σου δίνει κατεύθυνση. Ένας σύντομος ημερήσιος έλεγχος σου δίνει εστίαση. Σκέψου το σαν πλοήγηση: το εβδομαδιαίο πλάνο είναι η διαδρομή σου και το ημερήσιο είναι ο έλεγχος της επόμενης στροφής.
Ένα απλό σύστημα:Κυριακή ή Δευτέρα: Αφιέρωσε 10 λεπτά για να καταγράψεις τα μεγάλα πράγματα που πρέπει να γίνουν αυτή την εβδομάδα. Όχι πάνω από 7-10 στοιχεία.
> Κάθε πρωί: Διάλεξε 3 εργασίες από αυτή τη λίστα (ή από ό,τι είναι πιο επείγον) και δεσμεύσου να τις ολοκληρώσεις.
> Κάθε βράδυ (προαιρετικά): Αφιέρωσε 2 λεπτά για να δεις τι έγινε και τι περνά στην επόμενη μέρα.
Αυτό είναι όλο. Κανένα περίπλοκο λογισμικό διαχείρισης έργων, καμία χρωματική κωδικοποίηση, κανένα «τελετουργικό εβδομαδιαίας ανασκόπησης» 45 λεπτών που καταλήγει να γίνει άλλη μια εργασία που αναβάλλεις.
Πρακτικές συμβουλές για να δουλέψει όποια προσέγγιση διαλέξεις
Κράτα την ημερήσια λίστα σου στα 3-5 στοιχεία. Αν όλα είναι προτεραιότητα, τίποτα δεν είναι. Όταν αναγκάζεσαι να διαλέξεις, θα ολοκληρώνεις πράγματα αντί να κοιτάς έναν τοίχο με 20 εργασίες. Αυτός είναι ένας από τους βασικότερους λόγους που οι απλούστερες εφαρμογές εργασιών υπερτερούν των πολύπλοκων. Χρησιμοποίησε λίστες με αυτόματη επαναφορά για τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αν προγραμματίζεις καθημερινά, δεν θέλεις το χθεσινό «πιες 8 ποτήρια νερό» να γεμίζει τη σημερινή λίστα. Τα εργαλεία με δυνατότητες αυτόματης επαναφοράς το φροντίζουν αθόρυβα, ώστε να ξεκινάς καθαρά κάθε μέρα. Μην προγραμματίζεις στην ίδια εφαρμογή όπου αποσπάσαι. Αν η λίστα εργασιών σου ζει μέσα σε μια εφαρμογή που σου στέλνει και ειδοποιήσεις, σου δείχνει ενημερώσεις από social media ή θέλει να συνεργαστείς με μια ομάδα 50 ατόμων, θα χάσεις την εστίαση πριν καν ξεκινήσεις. Κάτι απλό και offline-first, όπως το sLists, κρατά τον προγραμματισμό σου χωριστά από τους περισπασμούς. Δεν χρειάζεται λογαριασμός και τίποτα δεν φεύγει από τη συσκευή σου, εκτός αν ενεργοποιήσεις το Sync. Κάνε εβδομαδιαία ανασκόπηση, ακόμη κι αν προγραμματίζεις καθημερινά. Αφιέρωσε πέντε λεπτά στο τέλος κάθε εβδομάδας για να ρωτήσεις: Τι πήγε καλά; Τι συνέχιζε να μεταφέρεται; Μια εργασία που μετακινείται από μέρα σε μέρα για μια ολόκληρη εβδομάδα δεν είναι εργασία. Είτε δεν είναι σημαντική (σβήσε την) είτε δεν έχει αναλυθεί αρκετά (σπάσ' την σε μικρότερα βήματα). Προσάρμοσε τον ρυθμό σου στην περίοδο της ζωής σου. Νέος γονιός; Ημερήσιος προγραμματισμός, χωρίς συζήτηση. Η ζωή σου αλλάζει ώρα με την ώρα. Σταθερή ρουτίνα με προβλέψιμη δουλειά; Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός ίσως φτάνει. Ξεκινάς επιχείρηση ενώ δουλεύεις full-time; Η υβριδική προσέγγιση είναι ο σύμμαχός σου.Η παγίδα του υπερβολικού προγραμματισμού
Μια τελευταία παρατήρηση που αξίζει να γίνει. Ο προγραμματισμός μπορεί να γίνει από μόνος του μορφή αναβλητικότητας.
Αν περνάς 30 λεπτά κάθε πρωί οργανώνοντας τη λίστα σου, αυτό είναι πάνω από δύο ώρες την εβδομάδα που ξοδεύονται σε προγραμματισμό αντί για δουλειά. Το σύστημά σου πρέπει να παίρνει πέντε λεπτά ή λιγότερο. Αν παίρνει περισσότερο, είναι πολύ περίπλοκο.
Το ίδιο ισχύει και για τα εργαλεία σου. Αν η εφαρμογή προγραμματισμού σου απαιτεί οδηγό χρήσης, συνδρομή και λογαριασμό συγχρονισμού πριν προλάβεις να γράψεις «αγορά ψωνιών», αυτό δείχνει ότι πληρώνεις ένα κρυφό κόστος για λειτουργίες που δεν χρειάζεσαι.
Λοιπόν, ποιο σε κρατά πιο συγκεντρωμένο;
Ο ημερήσιος προγραμματισμός κερδίζει στην εστίαση της στιγμής. Κοιτάς μόνο τη σημερινή μέρα, άρα υπάρχει λιγότερη πίεση και περισσότερη καθαρότητα. Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός κερδίζει στην εστίαση στη μεγάλη εικόνα. Βλέπεις πώς οι μεμονωμένες εργασίες συνδέονται με μεγαλύτερους στόχους. Το υβριδικό κερδίζει συνολικά. Ένα ελαφρύ εβδομαδιαίο πλαίσιο με έναν ημερήσιο έλεγχο σου δίνει και κατεύθυνση και ευελιξία. Θα σταματήσεις να προγραμματίζεις υπερβολικά, θα σταματήσεις να ξεχνάς προθεσμίες και θα ολοκληρώνεις πραγματικά ό,τι ξεκίνησες.Το καλύτερο σύστημα δεν είναι το πιο λεπτομερές. Είναι αυτό που θα χρησιμοποιείς πραγματικά, με συνέπεια, χωρίς να το νιώθεις βάρος.
Ξεκίνα από λίγο. Δοκίμασε να προγραμματίσεις μόνο το αυριανό πρωί. Διάλεξε τρία πράγματα. Κάνε τα. Μετά αποφάσισε αν θέλεις να διευρύνεις το βλέμμα σου στην εβδομάδα.
Οι ρουτίνες σου. Οι λίστες σου. Ο χρόνος σου πίσω.
