İşleri Nasıl Halledeceğinizi Zaten Biliyorsunuz
Verimlilik etrafında koca bir sektör kurulmuş durumda. Kanban panoları, yapay zeka önceliklendirmesi, iç içe alt görevler ve renk kodlu etiketlerle dolu uygulamalar. Ama çoğu insanın bunların hepsini denedikten sonra keşfettiği bir gerçek var: basit bir liste işe yarıyor.
David Allen'ın Getting Things Done (GTD) yöntemi yirmi yılı aşkın süredir var. Ve özünde, süslü araçlar ya da karmaşık iş akışlarıyla ilgili değil. Her şeyi kafanızdan çıkarıp güvendiğiniz bir sisteme aktarmakla ilgili. GTD'nin basit yöntemi tek bir fikirle başlıyor: Beyniniz fikir üretmek için var, onları tutmak için değil.
Sorun Siz Değilsiniz, Sorun Kafanızdaki Karmaşa
Tipik bir sabahı düşünün. Ev sahibine e-posta atmanız, diş macunu almanız, veteriner randevusu ayarlamanız ve perşembeye kadar o raporu bitirmeniz gerektiğini hatırlayarak uyanıyorsunuz. Bunların hiçbiri zor değil. Ama hepsini kafanızda taşımak mı? İşte o yorucu.
GTD buna "açık döngüler" diyor. Her tamamlanmamış görev ya da verilmemiş karar, aktif olarak düşünmüyor olsanız bile zihinsel alan kaplıyor. Çözüm disiplin ya da motivasyon değil. Çözüm bir liste.
Her şeyi yazın. Her bir şeyi. Güvendiğiniz bir yere kaydedildiğinde, beyniniz bırakıyor. Sihir tam da bu.GTD, Gerçekten İşe Yarayan Özüne İndirgenmiş Haliyle
Tam GTD çerçevesinin beş aşaması var: yakala, netleştir, düzenle, gözden geçir ve harekete geç. Derinlere inmek isterseniz Allen'ın kitabı okunmaya değer. Ama sonuç almak için tüm sisteme hakim olmanız gerekmiyor.
İşte çoğu insan için işe yarayan basitleştirilmiş versiyon:
1. Her şeyi yakalayın. Bir görev, fikir ya da hatırlatma aklınıza geldiği an, yazın. Yargılamayın, önceliklendirmeyin. Sadece dışarı çıkarın. 2. Eyleme geçirilebilir mi karar verin. Günde bir kez yakaladıklarınıza bakın. Bir şey iki dakikadan az sürüyorsa, hemen yapın. Daha fazla zaman gerektiriyorsa, listede kalsın. Aslında yapmanız gereken bir şey değilse, silin. 3. Bağlama göre gruplandırın. 15 kategoriye ihtiyacınız yok. Üç tane deneyin: evde yapılacaklar, işte yapılacaklar ve dışarıdayken yapılacaklar. Hepsi bu. 4. Haftalık gözden geçirin. Pazar akşamı (ya da pazartesi sabahı, size hangisi uyarsa) on dakika ayırarak listelerinize bakın. Yapılanları çizin. Yenileri ekleyin. Çoğu insanın atladığı kısım bu, ama diğer her şeyin işe yaramasını sağlayan da tam olarak bu."Zihniniz fikir üretmek için var, onları tutmak için değil." - David Allen
Çoğu Verimlilik Uygulaması Bunu Neden Zorlaştırıyor
İşte asıl ironi burada. Hayatınızı basitleştirmek için bir görev uygulaması indiriyorsunuz ve bir anda projeler oluşturmak, simgeler seçmek ve üç cihaz arasında senkronize etmek için 20 dakika harcıyorsunuz. Size zaman kazandırması gereken araç, artık zamanınızı yiyor.
GTD'nin basit yöntemi fazlasına ihtiyaç duymaz. Hızlıca bir şeyleri kaydetmek için bir yer, tamamlananları işaretlemenin bir yolu ve belki de günlük ve haftalık rutinlerinizin kendiliğinden devam etmesi için tekrarlayan listeleri otomatik sıfırlamanın bir yolu yeterli.
Bu yüzden birçok insan temellere geri dönüyor. Basit araçlar moda olduğu için değil, sürtünmeyi ortadan kaldırdığı için. Ve sürtünme, alışkanlık haline getirmeye çalıştığınız her sistemin düşmanıdır.
Gerçek Hayat: Pratikte Nasıl Görünüyor
Diyelim ki çarşamba. Kahvenizle oturup listenizi açıyorsunuz. Şöyle görünüyor:
- Diş hekimini arayıp randevuyu ertele
- Reçeteyi al
- Maria'ya cumartesi hakkında cevap yaz
- Yeni koşu ayakkabısı araştır
- Buzdolabını temizle
- Müşteriye faturayı gönder
Süslü bir şey yok. Öncelik puanları yok. Bitiş tarihi algoritmaları yok. Listeye bakıyorsunuz, iki şeyin şu anda yapılabileceğini görüyorsunuz (arama ve Maria'ya e-posta) ve yapıyorsunuz. Geri kalanı sonraya kalıyor.
Cumaya kadar çoğu çizilmiş oluyor. Bir verimlilik patlaması yaşadığınız için değil, kısa ve net bir liste görmenin harekete geçmeyi kolay hissettirmesi sayesinde. GTD'nin arkasındaki psikoloji budur. Ertelememize neden olan karar yükünü azaltır.
Kimsenin Konuşmadığı Gizlilik Meselesi
Günümüzde çoğu görev uygulaması e-postanızı, konumunuzu, kullanım verilerinizi istiyor. Bazıları bu verileri üçüncü taraflara satıyor bile. Yapılacaklar listeniz düşündüğünüzden daha kişisel. Doktor randevularınızı, finansal görevlerinizi, ilişki hatırlatmalarınızı içeriyor. Bunlar başka birinin sunucusunda bulunması gereken bilgiler değil.
Gizlilik sizin için önemliyse, çevrimdışı çalışan ve hesap gerektirmeyen araçlar arayın. sLists tam da bunu yapan bir seçenek: otomatik sıfırlama özellikleri olan, kayıt gerektirmeyen ve veri toplamayan basit bir yapılacaklar listesi uygulaması. GTD yaklaşımıyla iyi uyum sağlıyor çünkü yolunuzdan çekilip gerçekten önemli olana odaklanmanızı sağlıyor.
GTD'nin Basit Yöntemini Kalıcı Kılmanın İpuçları
Aşırı küçük başlayın. İlk gün tüm hayatınızı düzenlemeye çalışmayın. Sadece yarın için bir listeyle başlayın. Sadece yarın. İki dakika kuralını harfiyen uygulayın. Bir göreve bakıp iki dakikadan kısa süreceğini düşünüyorsanız, hemen yapın. Listeye eklemeyin. Tek başına bu alışkanlık, çoğu insanın taşıdığı karmaşanın yarısını ortadan kaldırır. Aşırı kategorilendirmeyin. Altıncı listenizi oluşturduğunuz an, muhtemelen çok ileri gitmişsinizdir. İki ya da üç liste çoğu kişinin ihtiyacını karşılar: günlük bir liste, haftalık bir liste ve belki büyük fikirler için bir "bir gün" listesi. Gözden geçirin, gözden geçirin, gözden geçirin. Haftalık gözden geçirme, liste kullanan insanları sadece bir şeyler yazıp unutan insanlardan ayıran şeydir. Uzun olması gerekmiyor. Beş ila on dakika yeterli. Kusursuz olmadığınız için kendinizi affedin. Bir şeyleri yazmayı unutacaksınız. Bazı haftalarda gözden geçirmeyi atlayacaksınız. Sorun değil. Sistem işe yarıyor çünkü ona geri dönüyorsunuz, hiç ayrılmadığınız için değil.Basit Olan Ölçeklenir, Karmaşık Olan Çöker
Minimalist verimlilik yaklaşımının sürekli yeni takipçiler kazanmasının bir nedeni var. Karmaşık sistemler bakım gerektirir. Basit olanlar sadece çalışır.GTD hiçbir zaman araçla ilgili olmadı. Yakalama, karar verme ve yapma alışkanlığıyla ilgiliydi. İster defter kullanın, ister yapışkan not, ister telefonunuzdaki bir uygulama; yöntem aynı şekilde çalışır. En iyi sistem, yarın sabah gerçekten kullanacağınız sistemdir.
O yüzden küçük başlayın. Bu hafta yapmanız gereken beş şeyi yazın. Yaptıkça üzerlerini çizin. O listenin küçülmesinin nasıl hissettirdiğine dikkat edin.
Sizin görevleriniz. Sizin listeleriniz. Zamanınız geri sizde.
