일 처리하는 법, 사실 이미 알고 있습니다
생산성을 둘러싼 거대한 산업이 있습니다. 칸반 보드, AI 우선순위 설정, 중첩 하위 작업, 색상별 라벨이 있는 앱들이죠. 하지만 이 모든 것을 써본 사람들이 결국 깨닫는 사실이 있습니다. 간단한 목록이면 충분하다는 것입니다.
데이비드 앨런의 Getting Things Done(GTD) 방법론은 20년 넘게 이어져 왔습니다. 그 핵심은 화려한 도구나 복잡한 워크플로가 아닙니다. 머릿속에 있는 모든 것을 꺼내 신뢰할 수 있는 시스템에 담는 것입니다. GTD 심플 방법론은 하나의 아이디어에서 출발합니다. 뇌는 아이디어를 떠올리는 곳이지, 기억해두는 곳이 아닙니다.
문제는 당신이 아니라, 머릿속의 혼잡함입니다
평범한 아침을 떠올려 보세요. 집주인에게 이메일 보내야 하고, 치약 사야 하고, 동물병원 예약해야 하고, 목요일까지 보고서를 끝내야 한다는 게 생각납니다. 이 중 어려운 일은 하나도 없습니다. 하지만 이 모든 것을 머릿속에 담고 다니는 건 정말 지치는 일입니다.
GTD에서는 이것을 "열린 고리(open loops)"라고 부릅니다. 끝내지 못한 작업이나 내리지 못한 결정 하나하나가 정신적 공간을 차지합니다. 의식적으로 생각하지 않을 때조차요. 해결책은 의지력이나 동기부여가 아닙니다. 바로 목록입니다.
모든 것을 적으세요. 하나도 빠짐없이요. 신뢰할 수 있는 곳에 적어두는 순간, 뇌가 놓아줍니다. 바로 그것이 마법입니다.GTD, 정말 효과 있는 것만 남기기
GTD 프레임워크의 전체 과정은 다섯 단계입니다: 수집, 명확화, 정리, 검토, 실행. 깊이 파고들고 싶다면 앨런의 책을 읽어볼 가치가 있습니다. 하지만 결과를 얻기 위해 시스템 전체를 완벽히 익힐 필요는 없습니다.
대부분의 사람에게 효과가 있는 간소화된 버전은 이렇습니다:
1. 모든 것을 수집하세요. 할 일, 아이디어, 기억해야 할 것이 머리에 떠오르는 순간 적어두세요. 판단하지 마세요, 우선순위를 매기지 마세요. 그냥 꺼내세요. 2. 실행 가능한지 판단하세요. 하루에 한 번, 수집한 것들을 살펴보세요. 2분 안에 끝낼 수 있는 일이라면 바로 하세요. 더 많은 시간이 필요하면 목록에 남겨두세요. 실제로 해야 할 일이 아니라면 삭제하세요. 3. 상황별로 묶으세요. 15개의 카테고리가 필요하지 않습니다. 세 가지만 해보세요: 집에서 할 일, 직장에서 할 일, 외출 시 할 일. 그게 전부입니다. 4. 매주 검토하세요. 일요일 저녁(혹은 월요일 아침, 편한 때에) 10분만 투자해서 목록을 살펴보세요. 완료된 것은 지우세요. 새로운 것은 추가하세요. 대부분의 사람이 건너뛰는 단계지만, 이것이야말로 나머지 모든 것을 제대로 작동하게 만드는 핵심입니다."뇌는 아이디어를 떠올리는 곳이지, 기억해두는 곳이 아닙니다." - 데이비드 앨런
대부분의 생산성 앱이 오히려 일을 어렵게 만드는 이유
아이러니한 부분이 여기입니다. 생활을 단순하게 만들려고 할 일 앱을 다운로드했는데, 어느새 프로젝트를 설정하고, 아이콘을 고르고, 세 대의 기기를 동기화하느라 20분을 쓰고 있습니다. 시간을 아끼려던 도구가 오히려 시간을 잡아먹고 있는 것입니다.
GTD 심플 방법론에는 많은 것이 필요하지 않습니다. 빠르게 기록할 수 있는 곳, 완료 표시를 할 수 있는 방법, 그리고 일상과 주간 루틴이 저절로 돌아가도록 반복 목록을 자동으로 초기화하는 기능 정도면 됩니다.
그래서 많은 사람이 기본으로 돌아가고 있습니다. 기본 도구가 유행이라서가 아니라, 마찰을 없애주기 때문입니다. 그리고 마찰이야말로 습관으로 만들려는 모든 시스템의 적입니다.
실생활에서 이것은 어떤 모습일까요
수요일이라고 해봅시다. 커피를 들고 앉아서 목록을 엽니다. 이런 식입니다:
- 치과에 전화해서 예약 변경
- 처방약 수령
- 마리아에게 토요일 건 답장
- 새 러닝화 알아보기
- 냉장고 정리
- 클라이언트에게 청구서 발송
특별한 것 없습니다. 우선순위 점수도 없습니다. 마감일 알고리즘도 없습니다. 목록을 훑어보니 지금 바로 할 수 있는 것이 두 가지(전화와 마리아에게 보내는 이메일)가 보여서 바로 처리합니다. 나머지는 나중으로 남겨둡니다.
금요일이 되면 대부분 완료되어 있습니다. 갑자기 생산성이 폭발해서가 아니라, 짧고 명확한 목록이 행동을 쉽게 느끼게 만들기 때문입니다. 이것이 GTD의 심리학적 원리입니다. 우리를 미루게 만드는 결정의 부담을 줄여줍니다.
아무도 이야기하지 않는 프라이버시 문제
오늘날 대부분의 할 일 앱은 이메일, 위치, 사용 데이터를 요구합니다. 일부는 그 데이터를 제3자에게 판매하기도 합니다. 할 일 목록은 생각보다 개인적인 정보입니다. 병원 예약, 재정 관련 업무, 관계에 대한 메모가 담겨 있으니까요. 그런 정보가 다른 사람의 서버에 저장되어서는 안 됩니다.
프라이버시가 중요하다면, 오프라인으로 작동하고 계정 가입이 필요 없는 도구를 찾아보세요. sLists는 바로 그런 앱입니다. 자동 초기화 기능을 갖춘 간편한 할 일 목록 앱으로, 가입도 데이터 수집도 없습니다. 방해하지 않고 정말 중요한 일에 집중하게 해주기 때문에 GTD 방식과 잘 맞습니다.
GTD 심플 방법론을 습관으로 만드는 팁
터무니없이 작게 시작하세요. 첫날부터 인생 전체를 정리하려 하지 마세요. 내일 하루를 위한 목록 하나로 시작하세요. 딱 내일만요. 2분 규칙을 철저히 지키세요. 어떤 작업을 봤을 때 2분 안에 끝낼 수 있다면, 바로 하세요. 목록에 추가하지 마세요. 이 한 가지 습관만으로도 대부분의 사람이 안고 다니는 잡다한 일의 절반이 사라집니다. 과도하게 분류하지 마세요. 여섯 번째 목록을 만드는 순간, 아마 너무 멀리 간 것입니다. 두세 개의 목록이면 대부분의 필요를 충족합니다: 일일 목록, 주간 목록, 그리고 더 큰 아이디어를 위한 "언젠가" 목록 정도면 됩니다. 검토하고, 검토하고, 또 검토하세요. 주간 검토야말로 목록을 활용하는 사람과 그냥 적어놓고 잊어버리는 사람을 가르는 차이입니다. 오래 걸릴 필요 없습니다. 5분에서 10분이면 충분합니다. 완벽하지 못한 자신을 용서하세요. 적는 것을 깜빡할 때도 있을 것입니다. 어떤 주에는 검토를 건너뛸 수도 있습니다. 괜찮습니다. 이 시스템은 한 번도 떠나지 않아서가 아니라, 다시 돌아오기 때문에 작동하는 것입니다.단순한 것은 확장되고, 복잡한 것은 무너집니다
미니멀리스트 생산성 접근법이 계속 지지를 얻는 데는 이유가 있습니다. 복잡한 시스템은 유지보수가 필요합니다. 단순한 시스템은 그냥 작동합니다.GTD는 애초에 도구에 관한 것이 아니었습니다. 수집하고, 판단하고, 실행하는 습관에 관한 것이었습니다. 노트, 포스트잇, 스마트폰 앱 어떤 것을 쓰든 방법은 똑같이 작동합니다. 최고의 시스템은 내일 아침에도 실제로 쓰게 될 시스템입니다.
그러니 작게 시작하세요. 이번 주에 해야 할 다섯 가지를 적어보세요. 하나씩 완료하며 지워가세요. 목록이 줄어드는 것을 보는 기분을 느껴보세요.
당신의 할 일. 당신의 목록. 되찾은 당신의 시간.
