Már tudod, hogyan kell elintézni a dolgokat
A termelékenység köré egy egész iparág épült. Kanban táblák, mesterséges prioritáslisták, egymásba ágyazott részfeladatok, színkódolt címkék. A legtöbben mégis ugyanerre jutnak, miután mindent kipróbáltak: az egyszerű lista működik.
David Allen Getting Things Done (GTD) módszere több mint két évtizede létezik. A lényege pedig nem a hivalkodó eszközökről vagy a bonyolult munkafolyamatokról szól, hanem arról, hogy mindent kiteszel a fejedből egy olyan rendszerbe, amelyben megbízol. Az egyszerű GTD-módszer egyetlen gondolatból indul ki: az agyad ötletek kitalálására való, nem ötletek tárolására.
A baj nem te vagy, hanem a zsúfoltság
Gondolj egy átlagos reggelre. Felébredsz, és eszedbe jut, hogy írnod kell a főbérlőnek, venned kell fogkrémet, időpontot kell foglalnod az állatorvoshoz, és csütörtökig be kell fejezned a jelentést. Egyik sem nehéz. De mindezt a fejedben hordozni? Kimerítő.
A GTD ezt hívja "nyitott köröknek". Minden befejezetlen feladat és meghozatlan döntés mentális helyet foglal, akkor is, ha éppen nem gondolsz rá. A megoldás nem az önfegyelem vagy a motiváció, hanem egy lista.
Írj le mindent. Minden egyes dolgot. Ha egyszer rögzítetted valahol, ahol megbízhatsz benne, az agyad elengedi. Ez a varázslat.A GTD lecsupaszítva, a lényegre
A teljes GTD-keretrendszernek öt szakasza van: gyűjtés, tisztázás, rendszerezés, áttekintés és cselekvés. Ha szeretnél elmélyedni, Allen könyve megér egy olvasást. De nem kell az egész rendszert elsajátítanod ahhoz, hogy eredményt láss.
Íme az egyszerűsített változat, amely a legtöbbek számára működik:
1. Gyűjts össze mindent. Abban a pillanatban, hogy egy feladat, ötlet vagy emlékeztető eszedbe jut, írd le. Ne ítéld meg, ne rangsorold. Csak told ki magadból. 2. Döntsd el, mi igényel cselekvést. Naponta egyszer nézd át, amit összegyűjtöttél. Ha valami két percnél kevesebbet vesz igénybe, intézd el azonnal. Ha több időre van szüksége, marad a listán. Ha pedig valójában nem is kell megcsinálnod, töröld. 3. Csoportosíts helyszín szerint. Nincs szükséged 15 kategóriára. Próbálj ki hármat: amit otthon lehet elintézni, amit a munkahelyen, és amit útközben. Ennyi. 4. Hetente nézd át. Szánj tíz percet vasárnap estére (vagy hétfő reggelre, ahogy neked jó), és nézd át a listáidat. Húzd ki, ami kész. Add hozzá, ami új. Ezt a részt hagyja ki a legtöbb ember, pedig ettől működik minden más."Az elméd ötletek kitalálására való, nem ötletek tárolására." - David Allen
Miért nehezíti meg a legtöbb produktivitási app a dolgunkat
Itt jön a kellemetlen irónia. Letöltesz egy feladatkezelő appot, hogy egyszerűbbé tedd az életed, aztán máris húsz percet töltesz projektek beállításával, ikonok válogatásával és három eszköz szinkronizálásával. Az eszköz, amelynek időt kellett volna megspórolnia, inkább felfalja az időd.
Az egyszerű GTD-módszernek nincs szüksége sokra. Kell egy hely, ahol gyorsan rögzítheted a dolgokat, egy mód a kipipálásra, és talán egy lehetőség arra, hogy automatikusan visszaállítsd az ismétlődő listákat, hogy a napi és heti rutinjaid maguktól menjenek.
Éppen ezért fordul vissza sok ember az alapokhoz. Nem azért, mert az egyszerű eszközök divatosak, hanem mert csökkentik a súrlódást. A súrlódás pedig minden rendszer ellensége, amelyet szokássá akarsz tenni.
A gyakorlatban: hogyan néz ez ki a mindennapokban
Tegyük fel, hogy szerda van. Leülsz a kávéddal, és megnyitod a listád. Valahogy így néz ki:
- Fogorvost felhívni az időpont átbeszélése miatt
- Receptet kiváltani
- Válaszolni Marianak a szombatról
- Új futócipőt keresni
- Kitakarítani a hűtőt
- Számlát küldeni az ügyfélnek
Semmi extra. Nincsenek prioritáspontok, nincsenek határidő-algoritmusok. Átfutod a listát, látod, hogy két dolgot rögtön el lehet intézni (a telefont és a Mariának szóló e-mailt), és megcsinálod őket. A többi várhat.
Péntekre a legtöbb ki van húzva. Nem azért, mert hirtelen rád tört a termelékenység, hanem mert egy rövid, áttekinthető lista láttán könnyűnek tűnik a cselekvés. Ez a GTD mögötti pszichológia. Csökkenti a döntési terhet, amely halogatásra késztet minket.
Az adatvédelmi szempont, amiről senki sem beszél
A legtöbb feladatkezelő app manapság elkéri az e-mail-címed, a tartózkodási helyed, a használati adataid. Egyesek harmadik feleknek is eladják ezeket. A teendőlistád meglepően személyes. Benne vannak az orvosi időpontjaid, a pénzügyi teendőid, a kapcsolataidhoz kötődő emlékeztetők. Ilyen információnak nem kell valaki más szerverén lennie.
Ha számít neked az adatvédelem, olyan eszközt keress, amely offline működik, és nem kér fiókot. Az sLists pontosan ilyen: egy egyszerű teendőlista-app automatikus visszaállítással, regisztráció és harmadik felek követői nélkül. Jól illik a GTD-szemlélethez, mert nem áll az utadba, és hagyja, hogy arra figyelj, ami tényleg számít.
Tippek, hogy az egyszerű GTD-módszer megmaradjon
Kezdj nevetségesen kicsiben. Ne az egész életedet akard rendbe tenni az első napon. Kezdd egyetlen listával a holnapra. Csak a holnapra. Használd következetesen a kétperces szabályt. Ha ránézel egy feladatra, és kevesebb mint két perc, csináld meg azonnal. Ne vedd fel a listára. Ez az egyetlen szokás kiiktatja a legtöbb ember zsúfoltságának felét. Ne kategorizáld túl. Amint létrehozod a hatodik listát, valószínűleg túlzásba vitted. Két-három lista elég mindenkinek: egy napi, egy heti, és talán egy "egyszer majd" lista a nagyobb ötleteknek. Nézd át, nézd át, nézd át. A heti áttekintés választja el azokat, akik használják a listákat, azoktól, akik csak leírják a dolgokat, aztán elfelejtik őket. Nem kell hosszúnak lennie. Öt-tíz perc elég. Bocsáss meg magadnak a tökéletlenségért. El fogod felejteni leírni a dolgokat. Egyes heteken kihagyod az áttekintést. Semmi baj. A rendszer azért működik, mert visszatérsz hozzá, nem azért, mert soha nem lépsz ki belőle.Az egyszerű skálázódik, a bonyolult csődöt mond
Oka van annak, hogy a minimalista megközelítés a termelékenységben egyre több követőt szerez. A bonyolult rendszerek karbantartást igényelnek. Az egyszerűek egyszerűen működnek.
A GTD sosem az eszközről szólt. A gyűjtés, a döntés és a cselekvés szokásáról szólt. Akár jegyzetfüzetet, cetlit vagy telefonos appot használsz, a módszer ugyanúgy működik. A legjobb rendszer az, amelyet holnap reggel tényleg használni fogsz.
Úgyhogy kezdd kicsiben. Írj le öt dolgot, amit ezen a héten el kell intézned. Húzd ki őket, ahogy haladsz. Figyeld meg, milyen érzés látni, ahogy a lista egyre rövidebb.
A feladataid. A listáid. Visszakapott időd.
