O Görevin İki Dakika Sürdüğünü Biliyorsun, Değil mi?
Üç gündür ona bakıp duruyorsun. "Şu e-postaya cevap yaz." "Temiz çamaşırları katla." "Diş hekimine randevu al." Her biri ancak iki dakika sürer, ama nedense listenizde toz toplayacak kadar uzun süredir bekliyorlar.
Tembel değilsiniz. Bir sorunun yok. Sadece bunalmış durumdasınız ve beyniniz bunalmış beyinlerin yaptığını yapıyor: kolay olanlar da dahil her şeyden kaçınıyor.
2 Dakika Kuralı Nedir?
Fikir son derece basit. Bir görev iki dakikadan az sürüyorsa hemen yapın. Yazmayın. Planlamayın. "Sonra dönerim" demeyin. Sadece yapın.
David Allen bu kavramı verimlilik klasiği Getting Things Done kitabında popüler hale getirdi ve bunun iyi bir nedeni var. İşe yarıyor. Zekice olduğu için değil, ertelemeye yol açan karar verme sürecini ortadan kaldırdığı için.
Bir şeyi ne zaman yapacağınızı tartışmayı bırakıp doğrudan yaptığınız an, şaşırtıcı miktarda zihinsel enerji geri kazanırsınız.
Küçük Görevleri Neden Erteliyoruz?
İşin tuhaf tarafı şu: Genellikle büyük, önemli projeleri ertelemeyiz (bazen ederiz tabii). Küçük, sıkıcı şeyleri erteleriz. Zahmetsiz olması gereken şeyleri.
Bunun psikolojik bir açıklaması var. Beyniniz yapılacaklar listenizdeki her maddeyi bir "açık döngü," yani tamamlanmamış bir iş parçası olarak değerlendirir. Listenizde 30 madde varsa beyniniz 30 açık döngüyü aynı anda idare etmeye çalışıyor demektir. Bu yorucu bir şey, yarısı "anneme mesaj yaz" gibi şeyler olsa bile.
Bu yüzden beyniniz tek bir maddeyle bile uğraşmak yerine... kapanıyor. Kaçınma moduna geçiyor. Telefonunuzda geziniyorsunuz, masanızı düzenliyorsunuz ya da birden mutfağın derin temizliğe ihtiyacı olduğuna karar veriyorsunuz.
Yapılacaklar listeniz kontrolden çıktıysa, 2 dakika kuralını uygulamadan önce onu sadece gerçekten önemli olan şeylere indirgemek faydalı olabilir. Daha kısa bir liste, hızlı kazanımları fark etmeyi çok daha kolaylaştırır.
2 Dakika Kuralını Gerçekte Nasıl Kullanırsınız?
Bunu pratiğe dökelim. İşte 2 dakika kuralını fazla düşünmeden gününüze dahil etmenin yolları.
1. Sabah hızlı bir tarama yapın. Görev listenize bakın. İki dakika veya daha az sürecek bir şey var mı? "Asıl" işinize başlamadan önce halledin. Kısa bir mesaja cevap vermek, faturayı ödemek, tezgahı silmek. Tamam, tamam, tamam. 2. Anlık olarak uygulayın. Gün içinde bir şey mi çıktı? Listeye eklemeden önce kendinize sorun: "Bunu iki dakikadan kısa sürede yapabilir miyim?" Cevap evet ise o anda halledin. Yazıp, sonra hatırlayıp, sonra yapmak aslında hemen yapmaktan daha fazla zaman alır. 3. Neredeyse iki dakikalık görevleri gruplayın. Bazı görevler iki dakikaya yakın ama tam olarak değil. Birkaç kağıdı ayıklamak, bir rafı düzenlemek, kargo takip numarasını kontrol etmek. Üç veya dört tanesini bir araya getirip hızlı bir 10 dakikalık hamle yapın. Listenizin ne kadar hafifleyeceğine şaşıracaksınız. 4. Listenizi asıl önemli işler için saklayın. Hızlı kazanımları temizledikten sonra yapılacaklar listeniz olması gereken şeye dönüşür: gerçekten zamanınızı ve dikkatinizi hak eden şeylerin odaklı bir koleksiyonu. "Eninde sonunda yaparım" maddelerinin mezarlığı değil.Bu Kuralın Parladığı Gerçek Hayat Senaryoları
E-posta yığılması. 15 okunmamış mesajınız var. Sekiz tanesi tek satırlık bir cevap gerektiriyor. Hepsini "sonra ilgilenirim" diye işaretlemek yerine altı dakika harcayın ve sekiz e-postayı temizleyin. Artık sadece yedi tane kaldı ve bunlar gerçekten düşünmeyi gerektiren olanlar. Yapılacak iş sarmalı. Diş hekimini arayacağınızı, iade edeceğiniz ürünü bırakacağınızı ve pil alacağınızı kendinize söyleyip duruyorsunuz. Her biri iki dakikalık bir telefon görüşmesi veya kısa bir uğrama. Ama kafanızda birleşince bütün bir öğleden sonralık proje gibi hissettiriyorlar. Ayırın. Telefon aramalarını şimdi yapın. Uğrama işi bir sonraki dışarı çıkışınızda hallolur. Ev dağınıklığı. Lavaboda bulaşıklar, kapıda ayakkabılar, sandalyede bir ceket. Hiçbiri 60 saniyeden fazla sürmez. Ama biriktiğinde mekanınız kaotik hissettirir ve bu kaos erteleme döngüsünü besler. Birkaç küçük hareket tüm ortamınızı değiştirebilir.Küçük Kazanımların Dalga Etkisi
2 dakika kuralı hakkında kimsenin söylemediği bir şey var. Mesele görevlerin kendisi değil. Mesele ivme.
Küçük bir görevi bile tamamlamak beyninize minik bir tatmin duygusu verir. Bu his birikir. Üç veya dört hızlı maddeyi temizledikten sonra genellikle kendinizi doğal olarak daha büyük görevlere yönelirken bulursunuz. Kendinizi zorladığınız için değil, zaten hareket halinde olduğunuz için.
Bu yüzden günlük kontrol alışkanlığı oluşturmak çok güçlü olabilir. Küçük, tutarlı eylemler zamanla birikerek büyük fark yaratır. 2 dakika kuralı da aynı ilkenin başka bir versiyonudur.
Tekrarlayan Hızlı Görevler Ne Olacak?
Bazı iki dakikalık görevler her gün veya her hafta geri döner. Geri dönüşümü çıkarmak. Mutfak masasını silmek. Yarının programını gözden geçirmek.
Bunlar için basit bir tekrarlayan liste, yalnızca hafızaya güvenmekten daha etkili olabilir. Sizi rahatsız etmeyen araçları seviyorsanız, sLists günlük veya haftalık kontrol listelerinizi otomatik olarak yenileyen bir sıfırlama özelliğine sahiptir. Hesap yok, bulut senkronizasyonu yok, zahmetsiz. Her sabah sizi bekleyen temiz bir liste.
Tekrarlayan görevlerde asıl önemli olan, onları hatırlama zahmetini ortadan kaldırmaktır. Zaten önünüzde hazır olduklarında 2 dakika kuralı neredeyse otomatik hale gelir.
2 Dakika Kuralının Geçerli Olmadığı Durumlar
Sınırlar hakkında kısa bir not. Bu kural her şey için geçerli değil.
Derin, odaklanmış bir çalışmanın ortasındaysanız her küçük görevin sizi çekmesine izin vermeyin. 2 dakika kuralı en iyi geçiş anlarında işe yarar: gününüzün başında, toplantılar arasında veya doğal bir mola sırasında. Her beş dakikada bir kendinizi mikro görevlerle bölmek kuralın amacını ortadan kaldırır.
Ayrıca bir görev iki dakika gibi hissettiriyorsa ama aslında karar verme, araştırma veya duygusal enerji gerektiriyorsa, o bir iki dakikalık görev değildir. "Ev sahibinden gelen o zor e-postaya cevap ver" teknik olarak iki dakikalık yazma süresi gerektirebilir ama zihinsel yükü çok daha ağırdır. Bu tür görevlere kendi alanlarını tanıyın.
Daha Basit Bir Sistemle Eşleştirin
Küçük görevlerin birikmesinin bir nedeni de verimlilik sistemlerimizin çok karmaşık olmasıdır. Uygulamanıza görev eklemek beş dokunuş, bir kategori seçimi, bir bitiş tarihi ve bir öncelik seviyesi gerektiriyorsa, bunu atlayacaksınız. Ve sonra o görev kafanızda kira ödemeden yaşamaya devam edecek.
En iyi sistem gerçekten kullanacağınız sistemdir. Hafif, gizli ve hızlı bir şey. Dijital minimalizm size hitap ediyorsa, mevcut düzeninizin size yardımcı mı olduğunu yoksa sadece başka bir karmaşıklık katmanı mı eklediğini düşünün.
Bugünden Başlayın
Tüm verimlilik sisteminizi baştan yapmanıza gerek yok. Sadece bir dahaki sefere "Sonra yaparım" diye düşündüğünüzde kendinizi yakalayın ve tek bir soru sorun: "Bu iki dakikadan az sürer mi?"
Cevap evet ise hemen yapın. Önümüzdeki hafta listenize, stres seviyenize ve ivmenize ne olduğunu izleyin.
Küçük görevler kafanızda büyük yer kaplamayı hak etmiyor. Hızlıca halledin, listenizi odaklı tutun ve enerjinizi gerçekten önemli olan şeylere harcayın.
Rutinleriniz. Listeleriniz. Zamanınız geri sizin.
