Kimsenin Konuşmadığı Planlama Sorusu
Pazar akşamı büyük hedeflerle oturursunuz. Tüm haftanızı planlarsınız. Çarşamba geldiğinde görevlerin yarısı ertelenmiş, iki yeni acil durum çıkmış ve o düzenli küçük planınız daha basit zamanlardan kalma bir kalıntıya dönmüştür.
Tanıdık geldi mi? Yalnız değilsiniz.
Çoğu verimlilik tavsiyesi ne planlamanız gerektiğini söyler ama ne sıklıkla planlamanız gerektiğini atlar. Ve bu ritim—günlük mü yoksa haftalık mı planladığınız—kontrol altında hissetmekle görev listenizin kontrolden çıkmasını izlemek arasındaki farkı yaratabilir.
Planlama Sıklığı Neden Düşündüğünüzden Daha Önemli
Yapılacaklar listelerinin meselesi şu: Tembel veya düzensiz olduğunuz için başarısız olmazlar. Arkalarındaki sistem, hayatınızın gerçekte işleyiş biçimiyle uyuşmadığı için başarısız olurlar.
Haftalık plan, haftanızın öngörülebilir olduğunu varsayar. Günlük plan, her sabah oturup düşünecek vaktiniz olduğunu varsayar. Her iki varsayım da her zaman doğru değildir ve çoğu insanın takıldığı nokta da bu gerilimdir.
Doğru sıklık, listenizi kısa, güncel ve gerçekten yapılabilir tutar. Yanlış sıklık ise onu yarım kalmış görevlerin mezarlığına çevirir. Listeniz küçüleceğine büyümeye devam ediyorsa, sorun görevlerin kendisi olmayabilir. Sorun, yapılacaklar listenizin nasıl yapılandırıldığı olabilir.
Haftalık Planlamanın Avantajları
Haftalık planlama size kuş bakışı bir görünüm sunar. Yaklaşan teslim tarihlerini görebilir, benzer görevleri bir araya getirebilir ve tek bir günü aşırı yüklemediğinizden emin olabilirsiniz.
En iyi şu durumlarda işe yarar:- Sorumluluklarınız oldukça öngörülebilir olduğunda
- Belirli günlerde tekrarlayan görevleriniz olduğunda
- Odaklanmış bloklar gerektiren büyük projeler için zaman ayırmak istediğinizde
- Hafta başlamadan önce bir yol haritanız olmasını sevdiğinizde
Dezavantajı mı? Hayat her zaman pazar günkü planınıza uymaz. Salı günü hasta bir çocuk, çarşamba günü acil bir müşteri talebi ve bir anda özenle hazırlanmış programınızın baştan sona yenilenmesi gerekir.
Günlük Planlamanın Avantajları
Günlük planlama en iyi anlamda tepkiseldir. Her sabah (ya da bir önceki akşam), şu an gerçekten önünüzde ne olduğuna bakarsınız ve en önemli üç ila beş şeyi seçersiniz.
En iyi şu durumlarda işe yarar:- Günleriniz öngörülemez olduğunda
- Birden fazla rol veya sorumluluk arasında gidip geldiğinizde
- Aşırı plan yapıp işler değiştiğinde yenilgiyi kabul etme eğiliminde olduğunuzda
- Her gün taze bir başlangıç istediğinizde
Dezavantajı mı? Büyük resim olmadan, günlük planlama yapanlar uzun vadeli hedeflerini gözden kaçırabilir. Günlük listenizi ezebilirsiniz ama üç aydır başlamayı düşündüğünüz o projeye asla sıra gelmeyebilir.
Hibrit Yaklaşım (Ve Neden Kazanır)
İşte çoğu insan için gerçekten işe yarayan şey: ikisini birden kullanın.
Kısa bir haftalık gözden geçirme size yön verir. Kısa bir günlük kontrol size odak verir. Bunu navigasyon gibi düşünün: haftalık plan rotanız, günlük plan ise bir sonraki dönüşü kontrol etmektir.
İşte basit bir sistem:Pazar veya pazartesi: Bu hafta yapılması gereken büyük şeyleri listelemek için 10 dakika ayırın. 7-10 maddeden fazla olmasın.
> Her sabah: O listeden (veya en acil olanlardan) 3 görev seçin ve bunları bitirmeye söz verin.
> Her akşam (isteğe bağlı): Nelerin yapıldığını ve nelerin yarına taşınacağını gözden geçirmek için 2 dakika ayırın.
Hepsi bu. Karmaşık proje yönetim yazılımı yok, renk kodlu etiketler yok, başlı başına ertelediğiniz bir göreve dönüşen 45 dakikalık "haftalık gözden geçirme ritüeli" yok.
Her İki Yaklaşımın da İşe Yaraması İçin Pratik İpuçları
Günlük listenizi 3-5 maddeyle sınırlayın. Her şey öncelikse, hiçbir şey öncelik değildir. Kendinizi seçmeye zorlamak, 20 görevden oluşan bir duvara bakmak yerine gerçekten bir şeyleri bitireceğiniz anlamına gelir. Bu, basit görev uygulamalarının karmaşık olanlardan daha iyi performans göstermesinin en büyük nedenlerinden biridir. Tekrarlayan görevler için otomatik sıfırlanan listeler kullanın. Günlük planlama yapıyorsanız, dünkü "8 bardak su iç" maddesinin bugünkü listenizi karıştırmasını istemezsiniz. Otomatik sıfırlama özelliklerine sahip araçlar bunu sessizce halleder, böylece her gün temiz bir sayfa açarsınız. Dikkatinizi dağıtan uygulamada plan yapmayın. Yapılacaklar listeniz aynı zamanda bildirim gönderen, sosyal medya güncellemeleri gösteren veya 50 kişilik bir ekiple iş birliği yapmanızı isteyen bir uygulamanın içinde yaşıyorsa, daha başlamadan odağınızı kaybedeceksiniz. sLists gibi basit ve çevrimdışı öncelikli bir şey, planlamanızı dikkat dağıtıcılardan ayırır. Hesap gerekmez, verileriniz cihazınızdan çıkmaz. Günlük planlama yapsanız bile haftalık gözden geçirin. Her haftanın sonunda beş dakikanızı şunu sormaya ayırın: Ne iyi gitti? Ne sürekli ertelendi? Tam bir hafta boyunca günden güne taşınan bir görev, görev değildir. Ya önemli değildir (silin) ya da yeterince küçük parçalara bölünmemiştir (daha küçük adımlara ayırın). Sıklığınızı hayatınızın dönemine göre ayarlayın. Yeni ebeveyn misiniz? Kesinlikle günlük planlama. Hayatınız saat saat değişiyor. Öngörülebilir bir işle yerleşik bir rutininiz mi var? Haftalık planlama yeterli olabilir. Tam zamanlı çalışırken bir iş mi kuruyorsunuz? Hibrit yaklaşım en iyi dostunuz.Aşırı Planlama Tuzağı
Bahsetmeye değer son bir şey daha var: Planlama, kendi başına bir erteleme biçimine dönüşebilir.
Her sabah yapılacaklar listenizi düzenlemeye 30 dakika harcıyorsanız, bu haftada iki saatten fazla zamanınızı yapmak yerine planlamaya harcıyorsunuz demektir. Sisteminiz beş dakika veya daha az sürmelidir. Daha uzun sürüyorsa, çok karmaşıktır.
Aynı şey araçlarınız için de geçerli. Planlama uygulamanız "market alışverişi yap" yazabilmeniz için bir eğitim, abonelik ve senkronizasyon hesabı gerektiriyorsa, bu ihtiyacınız olmayan özellikler için gizli bir bedel ödediğinizin işaretidir.
Peki, Hangisi Sizi Daha Odaklı Tutar?
Günlük planlama anlık odak için kazanır. Sadece bugüne bakarsınız, bu yüzden daha az bunalma ve daha fazla netlik vardır. Haftalık planlama büyük resme odaklanmada kazanır. Bireysel görevlerin daha büyük hedeflerle nasıl bağlantılı olduğunu görebilirsiniz. Hibrit yaklaşım genel olarak kazanır. Günlük kontrolle desteklenen hafif bir haftalık çerçeve, size hem yön hem de esneklik sağlar. Aşırı planlamayı bırakır, teslim tarihlerini unutmayı bırakır ve yapmaya niyetlendiğiniz şeyleri gerçekten bitirirsiniz.En iyi sistem en ayrıntılı olan değildir. Bir angarya gibi hissettirmeden, tutarlı bir şekilde gerçekten kullanacağınız sistemdir.
Küçük başlayın. Sadece yarın sabahı planlamayı deneyin. Üç şey seçin. Yapın. Sonra haftaya genişletmek isteyip istemediğinize karar verin.
Rutinleriniz. Listeleriniz. Zamanınız geri sizin.
